Cách phân đoạn công việc tính phí theo khách hàng và dự án

Quy tắc phân đoạn nên đủ đơn giản để người thực hiện làm theo hằng ngày và đủ vững để tài chính tin cậy vào cuối tháng. Cấu trúc tốt nhất cân bằng giữa sự rõ ràng và tính linh hoạt.

Thiết kế thẻ cho những người theo dõi thời gian

Nếu gắn thẻ thấy nặng nề, mọi người sẽ chọn mặc định. Hãy giữ danh sách dự án đang chạy ngắn và quản lý dự án đã lưu trữ riêng.

Dùng quy ước đặt tên mà người thực hiện quen từ công việc hằng ngày, không phải mã tài chính mà họ không bao giờ thấy.

• Giới hạn dự án đang chạy ở những dự án nhóm thực sự làm mỗi tháng
• Dùng phân cấp khách hàng → dự án một cách nhất quán
• Lưu trữ công việc đã hoàn thành thay vì xóa lịch sử

Xác định quy tắc tính phí ở cấp mẫu dự án

Cờ tính phí và nhóm mức giá mặc định ở cấp mẫu giúp giảm mệt mỏi khi phải quyết định lúc nhập.

Ghi đè nên hiếm và có thể kiểm toán, không phải lối đi thông thường.

Căn phân đoạn theo cấu trúc hóa đơn

Ánh xạ thẻ dự án trực tiếp sang các phần của hóa đơn. Lệch ở đây gây ra việc làm lại thủ công mỗi kỳ thanh toán.

Xem lại ánh xạ hằng quý khi khách hàng thay đổi cấu trúc hợp đồng.

Hướng dẫn nhân viên mới về phân đoạn ngay ngày đầu

Lỗi phân đoạn tích tụ dần. Một buổi hội nhập 30 phút về thẻ và quy tắc tính phí sẽ nhanh chóng đem lại hiệu quả.

Kết hợp tài liệu với một mục thực hành trong dự án thử nghiệm.

Các bước thực tế để áp dụng trong tuần này

• Rà soát các dự án đang chạy và lưu trữ các mục cũ
• Chuẩn hóa cách đặt tên khách hàng và dự án trong tuần này
• Đặt quy tắc tính phí mặc định cho năm mẫu hàng đầu của bạn
• Thêm phân đoạn vào danh sách hội nhập nhân viên mới

Kết luận

Phân đoạn tốt là vô hình với người thực hiện và vô giá với tài chính.

Đơn giản hóa trước, tự động hóa sau, rồi mới tối ưu cho báo cáo nâng cao.