Question 1

Qu'est-ce que Hubnity ?

Accepted Answer

Hubnity est un système de suivi du temps et de reporting de travail destiné aux équipes qui ont besoin d'un suivi clair de l'utilisation du temps de travail. Il aide les utilisateurs à suivre le temps par client, projet et tâche, puis à transformer ces données en feuilles de temps, en rapports et en registres de facturation clairs. Le produit est conçu pour favoriser la clarté de la facturation, la planification des projets et la responsabilisation des équipes, sans donner l'impression d'une surveillance permanente. Les entreprises utilisent Hubnity pour remplacer des tableurs dispersés par une source de vérité plus fiable.

Question 2

À qui s'adresse Hubnity ?

Accepted Answer

Hubnity s'adresse aux équipes, aux freelances, aux agences, aux consultants, aux cabinets juridiques, aux équipes immobilières, aux cabinets comptables, aux équipes informatiques, aux entreprises de nettoyage et aux entreprises de services sur le terrain. Il est utile lorsque le temps doit être associé à des clients, des projets, des tâches, des approbations, des coûts ou des factures. Les managers obtiennent une meilleure visibilité sur l'avancement du travail, tandis que les employés disposent d'un moyen plus clair de montrer sur quoi ils ont travaillé. Les clients bénéficient de rapports qui expliquent le travail derrière la facture.

Question 3

Hubnity est-il réservé aux équipes informatiques ?

Accepted Answer

Non, Hubnity n'est pas réservé aux équipes informatiques. Les équipes logicielles peuvent l'utiliser pour le suivi des projets et des tâches, mais le même fonctionnement convient aussi aux agences, aux cabinets juridiques, aux consultants, aux comptables, aux équipes immobilières et aux entreprises de services. Toute entreprise qui vend du temps, gère du travail client ou a besoin d'un suivi précis du travail peut utiliser Hubnity. L'essentiel est de disposer d'une structure claire pour les clients, les projets, les tâches et les approbations.

Question 4

Hubnity est-il un outil de surveillance des employés ?

Accepted Answer

Hubnity peut inclure des fonctionnalités de contexte de travail, mais il se positionne comme une plateforme transparente de suivi du temps et de reporting. L'objectif est d'aider les équipes à comprendre le travail, à approuver les heures, à préparer des rapports et à facturer les clients, et non de créer une culture de vérification permanente. Le suivi doit être visible, configurable et expliqué aux membres de l'équipe avant d'être utilisé. Les managers doivent utiliser Hubnity comme un contexte métier, et non comme un substitut à la confiance et à la communication.

Question 5

Hubnity peut-il être utilisé sans captures d'écran ?

Accepted Answer

Oui, Hubnity peut être utilisé sans captures d'écran si les paramètres de votre espace de travail le permettent. De nombreuses équipes n'ont besoin que du temps, du client, du projet, de la tâche, des notes, des approbations et des rapports. Les captures d'écran peuvent être utiles pour certains flux de travail à distance ou destinés aux clients, mais elles ne doivent pas être imposées à toutes les équipes. Les entreprises doivent choisir le niveau de contexte de travail adapté à leurs politiques, à leurs rôles et à leurs exigences en matière de confidentialité.

Question 6

Les freelances et les utilisateurs indépendants peuvent-ils utiliser Hubnity ?

Accepted Answer

Oui, les freelances et les professionnels indépendants peuvent utiliser Hubnity pour suivre le travail client, séparer le temps facturable du temps non facturable et préparer des synthèses plus claires pour les factures. Un utilisateur indépendant peut ainsi voir où passe son temps et quels clients ou projets demandent le plus d'efforts. Cela aide pour la tarification, les forfaits, la planification et la réduction des heures facturables oubliées. À mesure que l'activité se développe, la même structure peut accompagner une équipe plus grande.

Question 7

Quels problèmes métier Hubnity résout-il ?

Accepted Answer

Hubnity aide à résoudre les feuilles de temps imprécises, les heures facturables oubliées, le nettoyage manuel des tableurs, un reporting client peu convaincant et un manque de visibilité sur les coûts des projets. Il offre aux équipes un moyen plus cohérent de saisir le travail au moment où il se produit, plutôt que de le reconstituer plus tard. Les managers peuvent examiner les heures avec leur contexte, les équipes financières peuvent préparer des données de facturation plus propres, et les dirigeants peuvent voir où le temps affecte la rentabilité. Le résultat : moins d'approximations sur le travail, les coûts et la facturation.

Question 8

En quoi Hubnity diffère-t-il des tableurs manuels ?

Accepted Answer

Les tableurs dépendent généralement de la mémoire des personnes après coup, ce qui peut entraîner des heures manquantes, des notes vagues et des catégories incohérentes. Hubnity saisit le temps plus près du moment où le travail se produit et le relie aux clients, projets, tâches, approbations et rapports. Le registre est ainsi plus facile à examiner et plus utile pour les factures ou l'analyse de projet. Les équipes peuvent toujours exporter les données au besoin, mais elles n'ont pas à gérer l'ensemble du processus manuellement.

Question 9

Comment Hubnity suit-il le temps ?

Accepted Answer

Hubnity suit le temps grâce à des sessions de travail actives qu'un utilisateur démarre avec un minuteur. L'utilisateur peut relier la session à un client, un projet, une tâche ou un autre contexte de travail afin que le temps soit exploitable plus tard. Pendant que le minuteur tourne, Hubnity peut organiser la session pour les feuilles de temps, les rapports, les approbations et la facturation. Lorsque le minuteur est arrêté, la session de travail doit se terminer et le suivi de cette session doit cesser.

Question 10

Qu'est-ce qu'une session de travail ?

Accepted Answer

Une session de travail est un bloc de temps enregistré lié à une tâche de travail spécifique. Elle peut inclure une heure de début, une heure de fin, une durée, un utilisateur, un client, un projet, une tâche, des notes et un statut de facturation. Les sessions de travail aident les équipes à comprendre ce qui a été fait sans dépendre uniquement de la mémoire ou de messages de statut. Elles constituent les éléments de base des feuilles de temps, des rapports, de l'analyse des coûts de projet et des registres de facturation clairs.

Question 11

Hubnity suit-il le temps lorsque le minuteur est arrêté ?

Accepted Answer

Non, Hubnity est conçu autour d'un suivi basé sur un minuteur. Lorsque le minuteur est arrêté, Hubnity ne doit pas continuer à enregistrer le temps de travail ni à collecter l'activité de cette session. Cette limite est importante, car elle aide les utilisateurs à comprendre quand le suivi est actif et quand il ne l'est pas. Les entreprises doivent également communiquer clairement leur politique de suivi afin d'éviter toute confusion.

Question 12

Les utilisateurs peuvent-ils modifier des entrées de temps ou ajouter du temps manuellement ?

Accepted Answer

Oui, les équipes ont souvent besoin de modifications ou de temps saisi manuellement pour corriger des erreurs concrètes. Un utilisateur peut oublier de démarrer le minuteur, choisir la mauvaise tâche ou avoir besoin d'ajouter du temps pour un travail hors ligne. Hubnity peut prendre en charge les corrections afin que la feuille de temps finale soit plus précise, et les managers peuvent examiner les modifications lorsque les règles d'approbation l'exigent. Le registre reste ainsi pratique tout en demeurant vérifiable.

Question 13

Les managers peuvent-ils approuver les feuilles de temps ?

Accepted Answer

Oui, l'approbation des feuilles de temps aide les équipes à vérifier le travail avant qu'il ne devienne des données de paie, un rapport client ou une facture. Les managers peuvent vérifier si le temps est bien affecté au bon client, au bon projet, à la bonne tâche et à la bonne catégorie de facturation. Cela aide à repérer les erreurs avant qu'elles n'affectent la finance ou les échanges avec les clients. Les approbations offrent aussi un processus plus clair aux employés, qui savent quand leur temps soumis a été vérifié.

Question 14

Que se passe-t-il si quelqu'un oublie de démarrer le minuteur ?

Accepted Answer

Si quelqu'un oublie de démarrer le minuteur, du temps saisi manuellement ou une entrée modifiée peut aider à corriger le registre, si la politique de l'espace de travail le permet. L'utilisateur doit ajouter suffisamment de contexte pour expliquer quel travail a été effectué et quand il a eu lieu. Un manager peut examiner la correction avant d'approuver la feuille de temps. C'est plus précis et plus juste que de forcer les équipes à ignorer un travail légitime ou à deviner en fin de semaine.

Question 15

Comment fonctionne le temps d'inactivité ?

Accepted Answer

Le temps d'inactivité aide à repérer les périodes de faible ou d'absence d'activité pendant une session de travail active. Il peut révéler des minuteurs oubliés, des pauses, des réunions loin de l'appareil ou des moments où quelqu'un s'est absenté. Les équipes peuvent décider si le temps d'inactivité doit être conservé, supprimé ou expliqué selon leur politique. L'objectif est d'obtenir des registres de temps plus propres, pas de sanctionner.

Question 16

Qu'est-ce que les heures facturables et non facturables ?

Accepted Answer

Les heures facturables sont des entrées de temps qui peuvent être facturées à un client selon le périmètre de travail convenu. Les heures non facturables restent du travail réel, mais elles peuvent être internes, administratives, liées à la formation, aux ventes ou en dehors de l'accord avec le client. Hubnity aide les équipes à séparer ces catégories pendant que le travail est encore récent. Cela facilite la compréhension des factures, des rapports d'utilisation et de la rentabilité des projets.

Question 17

Les utilisateurs peuvent-ils changer de client, de projet ou de tâche au cours de la journée ?

Accepted Answer

Oui, les utilisateurs doivent pouvoir basculer le minuteur actif vers le bon client, le bon projet ou la bonne tâche à mesure que leur travail change. C'est important pour les consultants, les agences, les équipes juridiques, les comptables, les équipes informatiques et les entreprises de services qui gèrent plusieurs chantiers dans une même journée. Changer de contexte garde les rapports plus précis et réduit le nettoyage en fin de semaine. Cela aide aussi les clients à comprendre exactement où le temps a été consacré.

Question 18

Hubnity propose-t-il une application de bureau ?

Accepted Answer

Hubnity peut prendre en charge le suivi via application de bureau pour les équipes qui ont besoin de registres fiables des sessions de travail. Une application de bureau garde le minuteur proche du flux de travail quotidien de l'utilisateur et peut prendre en charge des fonctionnalités difficiles à gérer uniquement depuis un navigateur. Cela peut inclure la détection d'inactivité, les captures d'écran, le contexte des applications et des URL, ou la capture de temps hors ligne lorsque ces fonctionnalités sont activées. Les fonctionnalités disponibles peuvent dépendre du système d'exploitation, du forfait et des paramètres de l'espace de travail.

Question 19

Pourquoi une application de bureau est-elle utile pour le suivi du temps ?

Accepted Answer

Une application de bureau est utile car de nombreuses personnes travaillent sur plusieurs outils, onglets et fichiers tout au long de la journée. Elle garde le minuteur accessible même lorsque le tableau de bord du navigateur n'est pas ouvert. Elle peut aussi prendre en charge des registres de session active plus précis pour les équipes qui ont besoin de feuilles de temps détaillées ou de facturation client. Cela aide les utilisateurs à suivre leur travail avec moins d'interruptions et aide les managers à examiner le temps avec un meilleur contexte.

Question 20

En quoi l'application de bureau diffère-t-elle du tableau de bord web ?

Accepted Answer

L'application de bureau sert principalement à suivre les sessions de travail actives depuis l'appareil de l'utilisateur. Le tableau de bord web sert principalement à examiner les feuilles de temps, les rapports, les paramètres, les clients, les projets, l'activité de l'équipe, les approbations et les synthèses de facturation. Dans de nombreux flux de travail, les employés utilisent l'application de bureau pour suivre leur temps, tandis que les managers et administrateurs utilisent le tableau de bord pour examiner et configurer les données. Ensemble, ils prennent en charge à la fois le suivi quotidien et le reporting métier.

Question 21

Hubnity s'exécute-t-il en arrière-plan ?

Accepted Answer

Hubnity peut s'exécuter en arrière-plan pendant qu'un utilisateur suit activement son temps, afin que la session de travail se poursuive sans interruption. Cela ne signifie pas qu'il doit collecter des données de travail en permanence. La limite essentielle est le minuteur actif et les paramètres de l'espace de travail qui définissent ce qui est collecté pendant une session. Les utilisateurs doivent pouvoir comprendre quand le suivi est actif.

Question 22

Quand le suivi est-il actif ?

Accepted Answer

Le suivi est actif lorsque l'utilisateur démarre une session de travail avec le minuteur et que l'application est configurée pour enregistrer ce type de données de travail. Si les captures d'écran, le suivi des applications, le suivi des URL ou les signaux d'activité sont activés, ces fonctionnalités doivent être liées aux règles de suivi actif. Lorsque le minuteur est arrêté, la session de travail active doit prendre fin. Cette distinction contribue à garder le suivi compréhensible et respectueux de la vie privée.

Question 23

Hubnity fonctionne-t-il hors ligne ?

Accepted Answer

Hubnity peut prendre en charge le suivi hors ligne selon la version de l'application, l'appareil et la configuration de l'espace de travail. La prise en charge hors ligne est utile lorsque les utilisateurs voyagent, travaillent sur le terrain ou perdent temporairement la connexion. L'application peut conserver des registres locaux jusqu'à ce qu'elle puisse à nouveau se synchroniser. Les équipes doivent examiner les entrées synchronisées avant de les utiliser pour les factures, la paie ou les rapports finaux.

Question 24

Que se passe-t-il lorsque le temps hors ligne se synchronise ?

Accepted Answer

Lorsque le temps hors ligne se synchronise, les sessions de travail enregistrées peuvent être renvoyées vers l'espace de travail dès que l'appareil se reconnecte. Les entrées synchronisées doivent inclure le temps concerné, l'utilisateur, le projet, la tâche et le contexte disponible. Les managers peuvent vérifier ces entrées dans le cadre du processus normal d'approbation des feuilles de temps. Si quelque chose semble incorrect, l'utilisateur ou le manager doit le corriger avant la facturation ou le reporting.

Question 25

Quels systèmes d'exploitation Hubnity peut-il prendre en charge ?

Accepted Answer

Hubnity doit prendre en charge les environnements de bureau courants où les équipes travaillent, comme Windows et macOS, les autres plateformes dépendant de la disponibilité du produit. Le tableau de bord web peut être utilisé via un navigateur pour la vérification, les rapports et l'administration. Les flux mobiles ou de terrain peuvent nécessiter une application distincte. Consultez votre compte Hubnity ou la page de téléchargement pour connaître les systèmes d'exploitation pris en charge les plus récents.

Question 26

Que doivent expliquer les entreprises avant de demander aux utilisateurs d'installer l'application de bureau ?

Accepted Answer

Les entreprises doivent expliquer pourquoi l'application de bureau est utilisée, quand le suivi est actif et quelles données peuvent être collectées pendant une session de travail. Elles doivent aussi préciser quelles fonctionnalités sont activées, qui peut voir les données et comment les informations seront utilisées. Cela est particulièrement important pour les captures d'écran, le suivi des applications et des URL, et les signaux d'activité. Une communication claire aide à réduire les inquiétudes et améliore l'expérience de déploiement.

Question 27

Hubnity prend-il des captures d'écran ?

Accepted Answer

Hubnity peut prendre en charge les captures d'écran lorsqu'une entreprise active cette fonctionnalité dans les paramètres de son espace de travail. Les captures d'écran peuvent apporter du contexte de travail pour les équipes à distance, la facturation client, la vérification qualité ou certains processus opérationnels. Elles ne doivent pas être considérées comme une exigence par défaut pour toutes les équipes ou tous les rôles. Nous recommandons d'informer les membres de l'équipe avant d'activer les captures d'écran et d'en expliquer l'objectif métier.

Question 28

Quand les captures d'écran sont-elles utiles ?

Accepted Answer

Les captures d'écran sont utiles lorsqu'une équipe a besoin de contexte supplémentaire derrière les heures suivies, en particulier pour le travail destiné aux clients ou réparti. Elles peuvent aider à montrer que le temps a bien été associé à la bonne tâche, au bon outil ou au bon projet. Elles peuvent aussi aider à résoudre des questions de facturation lorsque les clients ont besoin de plus de détails qu'un simple total de temps. Les captures d'écran doivent néanmoins être utilisées avec précaution, car elles peuvent contenir des informations sensibles.

Question 29

Les captures d'écran peuvent-elles être désactivées ?

Accepted Answer

Oui, les captures d'écran doivent être configurables selon les besoins de l'organisation, de l'équipe ou du rôle. Certaines équipes n'ont besoin que du temps, des projets, des tâches et des approbations. D'autres peuvent activer les captures d'écran pour un travail client spécifique ou des workflows nécessitant plus de contexte. Hubnity est conçu pour prendre en charge différents niveaux de visibilité plutôt que d'imposer la même politique à tous.

Question 30

Qui peut voir les captures d'écran ?

Accepted Answer

La visibilité des captures d'écran doit dépendre des rôles et des autorisations de l'espace de travail. Un utilisateur peut avoir besoin de consulter ses propres captures d'écran, tandis que les managers, administrateurs ou valideurs peuvent y avoir accès pour la vérification des feuilles de temps ou le reporting client. Tout le monde dans une entreprise ne doit pas voir automatiquement chaque capture d'écran. Les entreprises doivent configurer l'accès avec soin et expliquer les règles de visibilité à l'équipe.

Question 31

Hubnity enregistre-t-il de la vidéo ?

Accepted Answer

Non, Hubnity ne doit pas enregistrer de vidéo continue de l'écran. Le suivi du temps et le reporting de travail n'exigent pas ce niveau de capture pour être utiles. Les captures d'écran optionnelles peuvent apporter du contexte sans transformer le travail en flux vidéo en direct. Si votre organisation a besoin d'un processus de vérification spécifique, il doit tout de même être configuré dans le respect de la confidentialité, de la transparence et de l'objectif métier.

Question 32

Hubnity enregistre-t-il l'audio ou la webcam ?

Accepted Answer

Non, Hubnity ne doit pas enregistrer l'audio du microphone ni la vidéo de la webcam. La visibilité sur le travail ne doit pas nécessiter l'accès à la caméra ni la capture audio privée. Le produit doit se concentrer sur le temps, les tâches, les projets, les approbations, les rapports et les signaux optionnels de contexte de travail. Cela aide les équipes à instaurer la responsabilisation sans recourir à des méthodes intrusives.

Question 33

Hubnity enregistre-t-il les frappes au clavier ?

Accepted Answer

Non, Hubnity ne doit pas enregistrer le contenu des frappes au clavier. Le suivi d'activité peut détecter si une activité clavier ou souris a eu lieu pendant un minuteur actif, mais il ne doit pas capturer de mots, de messages, de mots de passe ou de documents. Cette distinction est importante pour la confidentialité et la confiance des employés. Les entreprises doivent l'expliquer clairement si elles utilisent des signaux basés sur l'activité.

Question 34

Hubnity suit-il les applications et les sites web ?

Accepted Answer

Hubnity peut prendre en charge le suivi des applications et des sites web lorsque cette fonctionnalité est activée par l'espace de travail. Cela peut aider les managers à comprendre le contexte de travail, comme le temps passé dans des outils de conception, des systèmes de gestion de projet, des sites de recherche ou des plateformes clients. Les données d'applications et d'URL doivent être utilisées comme contexte, et non comme un jugement autonome de la performance. Les entreprises doivent les configurer conformément à leurs politiques internes et aux lois locales.

Question 35

Comment les données d'activité doivent-elles être utilisées ?

Accepted Answer

Les données d'activité doivent servir à améliorer la précision du temps, à examiner le contexte de travail et à repérer les problèmes de processus. Elles ne doivent pas être utilisées comme un simple score qui ignore la nature du rôle. Chaque métier a ses propres schémas d'activité, et une partie du travail utile se déroule loin du clavier et de la souris. Les managers doivent combiner les données d'activité avec les tâches, les livrables, la communication et le contexte métier.

Question 36

Le suivi d'activité peut-il être désactivé ?

Accepted Answer

Oui, le suivi d'activité doit être configurable lorsque le produit et la formule prennent en charge ces paramètres. Certaines équipes peuvent avoir besoin du contexte d'activité, tandis que d'autres n'ont besoin que des registres de temps et de projet. Désactiver le suivi d'activité peut convenir aux équipes soucieuses de confidentialité, aux rôles seniors, au travail sensible ou aux workflows où les signaux d'activité n'apportent pas de valeur. La meilleure configuration est celle qui favorise la responsabilisation sans bruit inutile.

Question 37

Hubnity respecte-t-il la confidentialité ?

Accepted Answer

Hubnity est conçu dans un souci de confidentialité et de transparence. Le suivi doit être lié à un objectif métier clair, comme les feuilles de temps, les approbations, les rapports clients, les coûts de projet ou la facturation. Les fonctionnalités de surveillance optionnelles doivent être visibles et configurables, et non dissimulées. Les entreprises doivent configurer Hubnity conformément à leurs politiques internes, aux contrats de travail et aux lois locales.

Question 38

Qui peut voir les données suivies ?

Accepted Answer

Les données suivies sont généralement visibles par l'utilisateur et par les personnes autorisées de l'espace de travail, comme les managers, les administrateurs, les valideurs ou les utilisateurs financiers. L'accès doit dépendre des rôles et des autorisations. Un manager peut avoir besoin des registres de temps de son équipe, tandis que la finance peut avoir besoin de synthèses de facturation et les dirigeants de données de rentabilité des projets. Hubnity doit permettre de rendre les données accessibles aux bonnes personnes, et non à tout le monde par défaut.

Question 39

Les employés peuvent-ils voir leurs propres données suivies ?

Accepted Answer

Oui, les employés doivent pouvoir consulter leur propre temps suivi et leurs registres de travail. Cela leur permet de confirmer l'exactitude des entrées avant l'approbation, le reporting, la paie ou la facturation. Cela rend aussi le suivi plus transparent, car les employés et les managers peuvent discuter du même registre. La visibilité offerte aux employés est un élément important pour instaurer la confiance dans le processus.

Question 40

À quelles données les managers peuvent-ils accéder ?

Accepted Answer

Les managers peuvent accéder aux données que leur rôle et leurs autorisations leur permettent de consulter. Cela peut inclure le temps suivi, les projets, les tâches, les feuilles de temps, les approbations, les rapports, le statut de facturation et les fonctionnalités optionnelles de contexte de travail. L'accès doit se limiter à ce dont les managers ont besoin pour la planification, l'accompagnement, les approbations et le reporting. Les entreprises doivent éviter d'accorder un accès étendu sans raison claire.

Question 41

Les entreprises doivent-elles informer les employés avant d'activer le suivi ?

Accepted Answer

Oui, les entreprises doivent informer les membres de l'équipe avant d'activer le suivi du temps, les captures d'écran, le suivi des applications et des URL, le suivi d'activité ou des fonctionnalités similaires. Une explication claire doit préciser ce qui est collecté, quand le suivi est actif, qui peut voir les données et pourquoi l'entreprise les utilise. Cela réduit les inquiétudes et aide les employés à comprendre le processus. Dans certains pays, une notification ou un consentement peut également être exigé par la loi.

Question 42

Comment les rôles et les autorisations aident-ils à protéger les données ?

Accepted Answer

Les rôles et les autorisations aident à limiter l'accès aux personnes qui ont réellement besoin des données pour leur travail. Par exemple, un chef de projet peut consulter les feuilles de temps de son équipe, tandis qu'un utilisateur financier peut n'avoir besoin que des synthèses facturables. Cela réduit l'exposition inutile des registres de travail et favorise une gestion des données plus responsable. Les administrateurs doivent revoir régulièrement les autorisations à mesure que les équipes et les responsabilités évoluent.

Question 43

Hubnity collecte-t-il des données personnelles ?

Accepted Answer

Hubnity peut traiter des données personnelles, car les registres de temps sont liés aux utilisateurs, aux appareils, aux sessions de travail et à l'activité de l'espace de travail. Les données exactes dépendent des fonctionnalités activées, des paramètres de l'espace de travail et de la configuration du produit. Les entreprises doivent traiter les données de travail suivies de manière responsable et expliquer comment elles sont utilisées. Elles doivent également respecter les lois applicables en matière de confidentialité et leurs politiques internes.

Question 44

Comment les entreprises doivent-elles gérer les lois sur la confidentialité ?

Accepted Answer

Les règles de confidentialité et de droit du travail varient selon le pays, la région, le secteur et la relation avec le travailleur. Hubnity peut prendre en charge des processus de suivi transparents, mais ne remplace pas un avis juridique ni ne garantit la conformité. Les entreprises doivent examiner les exigences locales avant d'activer les fonctionnalités de surveillance. En cas de doute, elles doivent consulter un conseiller juridique et configurer Hubnity de manière prudente.

Question 45

Hubnity peut-il être utilisé sans surveillance dissimulée ?

Accepted Answer

Oui, Hubnity doit être utilisé de manière transparente, avec des minuteurs visibles, des paramètres clairs et des politiques compréhensibles. Une surveillance dissimulée crée des problèmes de confiance et peut engendrer un risque juridique dans certains contextes. La meilleure approche consiste à expliquer ce qui est suivi et pourquoi, puis à utiliser les données pour les registres de travail, le reporting, la facturation et la planification. Une utilisation transparente favorise aussi l'adoption par les employés.

Question 46

Que doit inclure une entreprise dans sa politique de suivi ?

Accepted Answer

Une politique de suivi doit expliquer quand le suivi est actif, quelles fonctionnalités sont activées, quelles données sont collectées et qui peut les consulter. Elle doit aussi expliquer comment les données sont utilisées pour les feuilles de temps, les approbations, les rapports, la facturation, la paie ou les entretiens de performance. Les entreprises doivent inclure des règles sur les modifications, le temps saisi manuellement, le temps d'inactivité, les captures d'écran et la conservation des données lorsque ces sujets s'appliquent. La politique doit être rédigée en langage clair afin que les employés puissent la comprendre avant le début du suivi.

Question 47

Comment Hubnity aide-t-il les managers ?

Accepted Answer

Hubnity aide les managers à examiner le temps de travail, l'avancement des projets, les approbations et la charge de travail sans demander sans cesse des mises à jour manuelles. Il organise le temps par clients, projets, tâches et personnes afin que les managers puissent voir ce qui nécessite leur attention. Cela permet de repérer plus tôt le temps manquant, les équipes surchargées et les projets qui consomment trop de ressources. La meilleure utilisation est la planification et l'accompagnement, pas le micromanagement.

Question 48

Comment Hubnity aide-t-il les employés ?

Accepted Answer

Hubnity aide les employés à montrer sur quoi ils ont travaillé sans avoir à reconstituer leur journée de mémoire. Ils peuvent suivre le temps sur le bon client, le bon projet et la bonne tâche, puis vérifier les entrées avant l'approbation. Cela protège les employés des attentes floues et des registres de travail manquants. Cela leur offre aussi une source de vérité partagée en cas de questions.

Question 49

Comment Hubnity aide-t-il les dirigeants d'entreprise ?

Accepted Answer

Hubnity aide les dirigeants à comprendre comment le temps affecte le chiffre d'affaires, les coûts, la capacité et la rentabilité des projets. Plutôt que de ne voir les factures ou la paie qu'après coup, les dirigeants peuvent examiner les registres de travail derrière ces chiffres. Cela aide pour la tarification, le recrutement, la planification et l'identification du travail non rentable. Des données de temps claires rendent les décisions d'entreprise moins dépendantes des approximations.

Question 50

Comment Hubnity aide-t-il les équipes financières ou comptables ?

Accepted Answer

Les équipes financières et comptables peuvent utiliser Hubnity pour examiner les heures facturables, le temps non facturable, les approbations, les exports et des registres de facturation clairs. Des registres propres réduisent le rapprochement manuel nécessaire en fin de mois. Les équipes financières peuvent aussi repérer le contexte de facturation manquant avant leur transmission de facturation. Cela aide à réduire les litiges et renforce la confiance dans les chiffres.

Question 51

Hubnity est-il utile pour les équipes en télétravail ?

Accepted Answer

Oui, les équipes en télétravail ont souvent besoin de registres de travail plus clairs, car les managers et les clients ne peuvent pas s'appuyer sur une visibilité en présentiel. Hubnity aide les équipes à distance à comprendre le temps, les tâches, l'avancement et les approbations sans points de contact constants. Cela peut réduire les réunions de suivi et donner aux clients plus de confiance dans le travail livré. L'essentiel est de définir clairement les attentes et de garder un suivi axé sur les résultats du travail.

Question 52

Comment les équipes peuvent-elles éviter le micromanagement ?

Accepted Answer

Les équipes peuvent éviter le micromanagement en utilisant Hubnity pour examiner le contexte de travail, plutôt que chaque petit signal d'activité isolément. Les managers doivent se concentrer sur l'avancement des projets, l'exactitude des feuilles de temps, la charge de travail, la clarté du facturable et le reporting client. Les politiques doivent expliquer quelles données sont collectées et comment elles seront utilisées. Lorsque les équipes utilisent les données pour la planification et la responsabilisation, le suivi paraît plus pratique et moins intrusif.

Question 53

Les managers peuvent-ils examiner la charge de travail et la capacité ?

Accepted Answer

Oui, le temps suivi peut aider les managers à comprendre la charge de travail, le taux d'utilisation et les tendances de capacité. Si une personne ou une équipe est constamment surchargée, les managers peuvent ajuster les priorités, les délais ou les effectifs. Si un projet consomme plus de temps que prévu, l'équipe peut examiner les problèmes de périmètre ou de processus. Cela aide les équipes à réagir plus tôt, au lieu d'attendre que les délais ou les budgets soient déjà sous pression.

Question 54

Différentes équipes peuvent-elles avoir des paramètres de suivi différents ?

Accepted Answer

Oui, différentes équipes peuvent avoir besoin de paramètres de suivi différents selon leur travail. Une équipe d'agence en contact avec les clients peut avoir besoin de contexte facturable et de captures d'écran, tandis qu'une équipe stratégie interne peut n'avoir besoin que d'un suivi de temps léger. Hubnity doit permettre une configuration adaptée au rôle, à la politique et à l'objectif métier. Cela rend le déploiement plus flexible et moins intrusif.

Question 55

Les managers peuvent-ils comparer la productivité entre les membres d'une équipe ?

Accepted Answer

Les managers peuvent examiner les tendances entre les membres d'une équipe, mais les comparaisons doivent être traitées avec prudence. Chaque rôle crée des schémas d'activité différents, et l'activité brute n'équivaut pas toujours à de la valeur. Un designer, un avocat, un développeur, un consultant et un travailleur de terrain peuvent tous avoir des rythmes de travail très différents. Hubnity est le plus utile lorsque les managers combinent les données avec le contexte du rôle, les objectifs et la communication.

Question 56

Comment les approbations améliorent-elles le processus ?

Accepted Answer

Les approbations créent une étape de vérification avant que le temps ne devienne des données de paie, de rapports clients ou de facturation. Les managers peuvent repérer les projets incorrects, les notes manquantes, le temps d'inactivité ou un statut facturable flou avant que l'information ne soit finalisée. Les employés ont ainsi la possibilité de corriger les erreurs tant que le travail est encore récent. Cela rend le reporting et la facturation en aval plus fiables.

Question 57

Que sont les heures facturables ?

Accepted Answer

Les heures facturables sont des entrées de temps qui peuvent être facturées à un client dans le cadre du périmètre de travail convenu. Elles doivent être liées au bon client, projet, tâche, et au bon taux ou à la bonne catégorie de facturation. Hubnity aide les équipes à saisir le travail facturable au plus près du moment où il se produit. Cela réduit les pertes de revenus et rend les factures plus faciles à expliquer.

Question 58

Que sont les heures non facturables ?

Accepted Answer

Les heures non facturables correspondent à un travail réel qui ne doit pas être facturé directement à un client. Elles peuvent inclure des réunions internes, du travail administratif, de la formation, des ventes, du nettoyage de projet ou du travail hors périmètre de l'accord. Suivre le temps non facturable reste utile, car cela montre l'effort nécessaire pour faire fonctionner l'entreprise. Cela aide aussi les équipes à mieux comprendre l'utilisation et la rentabilité des projets.

Question 59

Hubnity peut-il préparer des rapports clients ?

Accepted Answer

Oui, Hubnity peut aider les équipes à préparer des rapports prêts pour les clients à partir du temps suivi et du contexte de travail. Les rapports peuvent afficher le temps par client, projet, tâche, date, utilisateur et statut de facturation. Cela donne aux clients une vision plus claire de ce qui a été fait, sans obliger l'équipe à reconstruire le rapport manuellement. De bons rapports peuvent rendre les revues de projet et les échanges sur les factures beaucoup plus sereins.

Question 60

Hubnity peut-il aider avec les factures ?

Accepted Answer

Hubnity peut aider à préparer des registres de facturation clairs en organisant le temps suivi et les heures facturables. Il peut indiquer quelles entrées nécessitent une révision ou une correction avant transmission à la facturation. Utilisez ces registres dans votre flux comptable ou de facturation existant plutôt que de vous fier à des estimations en fin de mois.

Question 61

Hubnity peut-il réduire les litiges de facturation ?

Accepted Answer

Oui, des registres de travail plus clairs peuvent réduire les litiges de facturation. Lorsque le temps est lié aux clients, projets, tâches et notes, il est plus facile d'expliquer ce pour quoi un client paie. Les managers peuvent examiner les entrées douteuses avant qu'elles n'atteignent la facture. Les clients contestent moins souvent des frais vagues lorsque les rapports montrent des détails utiles.

Question 62

Hubnity peut-il montrer ce pour quoi un client paie ?

Accepted Answer

Oui, Hubnity aide à transformer le temps suivi en un registre de travail plus compréhensible. Les équipes peuvent montrer le projet, la tâche, la période, le membre d'équipe et le résumé derrière une demande de facturation. Cela est particulièrement utile pour les forfaits récurrents, le conseil, le travail juridique, les services d'agence et les contrats d'assistance. Des rapports clairs contribuent à instaurer la confiance avec les clients.

Question 63

Hubnity peut-il aider avec la rentabilité des projets ?

Accepted Answer

Oui, la rentabilité des projets devient plus facile à comprendre lorsque le temps est lié aux clients, projets, tâches et statut de facturation. Hubnity peut aider les équipes à voir combien d'effort un projet nécessite réellement et quelle part de ce temps est facturable. Cela aide à identifier le travail sous-évalué, les processus inefficaces ou les projets nécessitant un ajustement de périmètre. Les propriétaires peuvent utiliser ces informations pour améliorer les décisions de tarification et de dotation en personnel.

Question 64

Hubnity peut-il montrer la dérive de périmètre ?

Accepted Answer

Oui, le temps suivi peut révéler une dérive de périmètre lorsqu'un projet commence à consommer plus d'heures que prévu. Si un client ou un projet nécessite des travaux supplémentaires répétés, Hubnity rend cette tendance plus facile à repérer. Les managers peuvent utiliser les données pour engager une discussion sur le périmètre avant que les marges ne disparaissent. C'est plus efficace que de découvrir le problème une fois la facture déjà en retard.

Des réponses claires sur le suivi du temps, la confidentialité, la facturation et les rapports.

Général

Suivi du temps

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