Trumpas vadovas, kaip kas savaitę peržiūrėti darbo laiko apskaitos žiniaraščius

Penkiolikos minučių savaitinė peržiūra gali padėti išvengti daugumos darbo laiko apskaitos žiniaraščių klaidų, kol jos nepasiekė atlyginimų skaičiavimo ar klientų sąskaitų išrašymo. Svarbiausia – nuoseklus kontrolinis sąrašas, o ne didvyriškas tvarkymasis mėnesio pabaigoje.

Naudokite paprastą peržiūros kontrolinį sąrašą

Prieš pasibaigiant savaitei patikrinkite, ar netrūksta įrašų, nėra nepatvirtintų eilučių ir projektų be priskirtų apmokestinamų žymų.

Nuoseklumas svarbiau už išsamumą. Ta pati trumpa peržiūra kiekvieną penktadienį padeda išvengti brangių netikėtumų vėliau.

• Patikrinkite, ar netrūksta dienų arba įrašų
• Peržiūrėkite viršvalandžius ir savaitgalio išimtis
• Patvirtinkite, kad visuose apmokestinamuose įrašuose nurodytas klientas ir projektas

Pirmiausia peržiūrėkite svarbiausias išimtis

Pirmiausia nagrinėkite tai, kas turi įtakos atlyginimų skaičiavimo terminui, tada klientų sąskaitoms, o galiausiai vidinėms ataskaitoms.

Tokia tvarka padeda greitai atlikti peržiūrą net ir esant daug išimčių.

Užbaikite derinimą su bendradarbiais

Siųskite vieną bendrą prašymą pataisyti duomenis, užuot visą savaitę siuntę atskirus priminimus.

Bendradarbiai greičiau atsako, kai žino terminą ir tikslias taisytinas eilutes.

Stebėkite peržiūros rezultatus laikui bėgant

Skaičiuokite, kiek išimčių kartojasi kas savaitę. Pasikartojantys atvejai rodo mokymo arba konfigūracijos trūkumus.

Jei ta pati problema kartojasi tris penktadienius iš eilės, taisykite sistemą.

Praktiniai žingsniai šiai savaitei

• Sukurkite bendrą penktadienio peržiūros kontrolinį sąrašą tvirtintojams
• Rūšiuokite išimtis pagal poveikį atlyginimams ir sąskaitų išrašymui
• Išsiųskite bendradarbiams vieną bendrą prašymą pataisyti duomenis
• Žymėkite pasikartojančias išimtis, kad galėtumėte tobulinti procesus

Išvada

Savaitinė darbo laiko apskaitos žiniaraščių peržiūra – vienas veiksmingiausių operacijų komandų įpročių.

Penkiolika susikaupimo minučių kas savaitę naudingiau nei valandų valandas trunkantis derinimas mėnesio pabaigoje.