Gyors útmutató a heti időkimutatás-felülvizsgálathoz

Egy tizenöt perces heti felülvizsgálat megelőzheti, hogy a legtöbb időkimutatási probléma eljusson a bérelszámolásig vagy az ügyfélszámlázásig. A kulcs egy ismételhető ellenőrzőlista – nem egy hősies hónap végi nagytakarítás.

Használjon egyszerű ellenőrzőlistát

A hét zárása előtt keressen hiányzó bejegyzéseket, jóvá nem hagyott sorokat és számlázási címke nélküli projekteket.

A következetesség fontosabb a mélységnél. Ugyanaz a rövid, minden pénteki felülvizsgálat megelőzi a későbbi drága meglepetéseket.

• Ellenőrizze a hiányzó napokat vagy a hiányos bejegyzéseket
• Tekintse át a túlóra- és hétvégi kivételeket
• Erősítse meg az ügyfél- és projekt-hozzárendelést minden számlázható sornál

Rangsorolja a kivételeket prioritási sorrendben

Kezdje azokkal a tételekkel, amelyek a bérelszámolási határidőt érintik, majd az ügyfélszámlázással, végül a belső jelentéskészítéssel.

Ez a sorrend gyorssá teszi a felülvizsgálatot még akkor is, ha sok a kivétel.

Zárja le a folyamatot a közreműködőkkel

Küldjön egyetlen összevont javítási kérést, ahelyett, hogy a hét folyamán többször zaklatná őket.

A közreműködők gyorsabban reagálnak, ha ismerik a határidőt és a pontosan javítandó sorokat.

Kövesse nyomon a felülvizsgálatok eredményeit idővel

Számolja meg, hány kivétel ismétlődik hétről hétre. Az ismétlődő mintázatok képzési vagy konfigurációs hiányosságokra utalnak.

Javítsa ki a rendszert, ha ugyanaz a probléma három egymást követő pénteken jelentkezik.

Gyakorlati lépések erre a hétre

• Hozzon létre egy közös péntek délutáni ellenőrzőlistát a jóváhagyók számára
• Rendezze a kivételeket a bérelszámolásra és számlázásra gyakorolt hatás szerint
• Küldjön egyetlen összevont javítási kérést a közreműködőknek
• Naplózza az ismétlődő kivételtípusokat a folyamatfejlesztésekhez

Összegzés

A heti időkimutatás-felülvizsgálat az egyik legnagyobb hatású szokás az operatív csapatok számára.

Heti tizenöt fókuszált perc többet ér, mint órákig tartó egyeztetés hónap végén.