Īsa rokasgrāmata iknedēļas darba laika uzskaites pārskatīšanai

Piecpadsmit minūšu iknedēļas pārbaude var novērst lielāko daļu darba laika uzskaites problēmu, pirms tās nonāk algu aprēķinā vai klientu rēķinos. Svarīgs ir atkārtojams kontrolsaraksts, nevis varonīga tīrīšana mēneša beigās.

Izmantojiet vienkāršu pārbaudes kontrolsarakstu

Pirms nedēļas beigām pārbaudiet, vai netrūkst ierakstu, vai nav neapstiprinātu rindu un projektu bez norādītām apmaksājamām atzīmēm.

Konsekvence ir svarīgāka par detalizētību. Viena un tā pati īsā pārbaude katru piektdienu novērš dārgus pārsteigumus vēlāk.

• Pārbaudiet, vai netrūkst dienu vai nav daļēju ierakstu
• Pārskatiet virsstundu un nedēļas nogales izņēmumus
• Pārbaudiet klienta un projekta piesaisti visās apmaksājamajās rindās

Sakārtojiet izņēmumus pēc prioritātes

Vispirms pievērsieties jautājumiem, kas ietekmē algu aprēķina termiņu, pēc tam klientu norēķiniem un tad iekšējiem pārskatiem.

Šāda secība ļauj pārskatīšanu veikt ātri pat tad, ja izņēmumu ir daudz.

Pabeidziet saziņu ar iesaistītajiem

Nedēļas laikā vairāku ziņu vietā nosūtiet vienu apvienotu labojumu pieprasījumu.

Iesaistītie reaģē ātrāk, ja zina termiņu un precīzās rindas, kas jālabo.

Laika gaitā sekojiet pārbaudes rezultātiem

Saskaitiet, cik izņēmumu atkārtojas no nedēļas uz nedēļu. Atkārtoti modeļi norāda uz apmācības vai konfigurācijas trūkumiem.

Labojiet sistēmu, ja viena un tā pati problēma atkārtojas trīs piektdienas pēc kārtas.

Praktiski soļi šai nedēļai

• Izveidojiet apstiprinātājiem kopīgu piektdienas pārbaudes kontrolsarakstu
• Kārtojiet izņēmumus pēc ietekmes uz algu aprēķiniem un norēķiniem
• Nosūtiet iesaistītajiem vienu kopīgu labojumu pieprasījumu
• Reģistrējiet atkārtotus izņēmumu veidus procesu uzlabošanai

Secinājums

Iknedēļas darba laika uzskaites lapu pārskatīšana ir viens no vērtīgākajiem ieradumiem operatīvajām komandām.

Piecpadsmit koncentrētas minūtes nedēļā ir vērtīgākas par stundām, kas mēneša beigās jāpavada datu saskaņošanai.