Kā izveidot attālinātām komandām uzticamu laika uzskaites politiku

Laika uzskaites ieviešana attālinātā komandā ir mazāk saistīta ar programmatūru un vairāk — ar uzticēšanos. Veiksmīgas komandas politikas izstrādi, vadītāju apmācību un privātuma noklusētos iestatījumus uztver kā vienotu ieviešanas plānu, nevis atbilstības memorandu, kas piektdienas pēcpusdienā ievietots Slack kanālā.

Sāciet ar darbiniekiem saprotamu politiku

Labā politikā ir izskaidrots, kas tiek uzskaitīts, kāpēc tas ir svarīgi un kā dati tiks izmantoti pārskatos vai norēķinos. Izvairieties no neskaidriem formulējumiem, kas liek domāt par pastāvīgu uzraudzību.

Pirmajai versijai jābūt īsai. Komandas politiku ievieš ātrāk, ja tā atbild uz praktiskiem jautājumiem, nevis izklausās pēc juridiska teksta. Ja kāds nevar izskaidrot politiku divās minūtēs, tā, iespējams, ir pārāk sarežģīta.

• Nosakiet, kuras aktivitātes ir apmaksājams vai produktīvs darbs
• Precizējiet, kad uzskaite ir obligāta un kad neobligāta
• Paskaidrojiet, kas un cik detalizēti var skatīt individuālos datus
• Dokumentējiet, kā tiek apstrādāti labojumi un strīdi

Apmāciet vadītājus pirms visas komandas

Vadītāji nosaka toni. Ja viņi laika datus izmanto tikai kļūdu ķeršanai, ieviešana apstāsies. Ja viņi tos izmanto šķēršļu novēršanai un koncentrēšanās laika aizsargāšanai, komandas iesaistās.

Pirms ieviešanas visā uzņēmumā sarīkojiet īsu vadītāju darbsemināru. Apskatiet, kā lasīt pārskatus, kad eskalēt bažas un kā nedrīkst izmantot aktivitāšu rādītājus.

"Labākajās laika uzskaites politikās nav prasīts vairāk pārskatāmības. Tajās tiek prasīti labāki lēmumi."

Izveidojiet godīgus privātuma noklusētos iestatījumus

Attālinātie darbinieki ir īpaši jutīgi pret uzraudzības formulējumiem. Ikdienas pārskatos pēc noklusējuma izmantojiet komandas kopsavilkumus un individuālos datus aplūkojiet tikai tad, kad tas patiešām nepieciešams.

Nodrošiniet darbiniekiem piekļuvi viņu datu vēsturei. Pārredzamība mazina satraukumu un uzlabo datu kvalitāti, jo cilvēki paši laikus izlabo kļūdas.

Ieviesiet pakāpeniski, nevis visu uzreiz

Sāciet izmēģinājumu vienā nodaļā vai projektu grupā. Pirms paplašināšanas apkopojiet atsauksmes par problēmām — trūkstošiem projektiem, neskaidrām kategorijām un apstiprināšanas kavēšanos.

Izmantojiet izmēģinājumu kategoriju un apstiprināšanas procesu pielāgošanai. Raitāka sākotnējā pieredze novērš priekšstatu, ka uzskaite ir papildu administratīvais darbs bez ieguvuma.

Praktiski soļi šai nedēļai

• Sagatavojiet vienas lapas politikas kopsavilkumu un lūdziet asinhronas atsauksmes
• Pirms ieviešanas ieplānojiet 30 minūšu vadītāju apmācību
• Pirmajā nedēļā ļaujiet darbiniekiem pašiem pārskatīt savus laika ierakstus
• Pēc divām nedēļām pārskatiet ieviešanas rādītājus un atbalsta pieprasījumus

"Politikas kvalitāti mēra pēc precizējošo jautājumu skaita otrajā nedēļā, nevis dokumenta detalizācijas."

Secinājums

Uzticamu laika uzskaites politiku veido skaidrība, vadītāju rīcība un pakāpeniska ieviešana, nevis tikai stingrāki noteikumi.

Kad darbinieki saprot iemeslu un redz, ka vadītāji datus izmanto atbildīgi, izsekošana kļūst par kopīgu darba sistēmu, nevis atbilstības slogu.