Kaip sumažinti susitikimų skaičių naudojant asinchronines būsenos ataskaitas

Rašytinės būsenos ataskaitos gali pakeisti mažai vertingus tiesioginius susitikimus, jei komandos sutaria dėl formato, laiko ir vietos, kur ataskaitos peržiūrimos. Sutaupoma iš tiesų, bet tik tada, kai asinchroninis bendravimas pakeičia susitikimus, o ne juos papildo.

Ataskaitos turi būti trumpos

Geriausios asinchroninės ataskaitos yra trumpos, lengvai peržvelgiamos ir susietos su stebimais darbais, kad vadovai galėtų gilintis tik prireikus.

Ilgi pasakojimai raštu sukelia tokį pat nuovargį kaip susitikimai.

• Įprastose ataskaitose – ne daugiau kaip trys punktai
• Pateikite nuorodą į projekto arba užduoties kontekstą
• Kliūtis pažymėkite nuoseklia žyma

Pirmiausia nustatykite, kurių susitikimų atsisakyti

Pradėkite nuo būsenos susitikimų, kuriuose sprendimai retai keičiasi. Praktinius seminarus ir konfliktų sprendimą vykdykite tiesiogiai.

Paskelbkite atsisakytų susitikimų sąrašą, kad komanda matytų pažangą.

Sukurkite vadovams ataskaitų peržiūros įprotį

Vadovai turėtų skaityti ataskaitas paketu vieną ar du kartus per dieną, o ne atsakyti į kiekvieną žinutę iškart.

Peržiūra paketais padeda susikaupti ir rašantiems, ir skaitantiems.

Įvertinkite atgautas susitikimų valandas

Palyginkite kalendoriuje suplanuotas valandas prieš pakeitimą ir po jo. Atgautą laiką skirkite susikaupimo darbui, o ne naujiems susitikimams.

Aptarkite rezultatus retrospektyvose, kad įprotis įsitvirtintų.

„Asinchroninis bendravimas veikia, kai vadovai patys rodo tokį pavyzdį, kokio tikisi iš kitų.“

Praktiniai žingsniai šiai savaitei

• Šio sprinto metu atšaukite vieną mažai vertingą reguliarų būsenos susitikimą
• Naudokite trijų punktų ataskaitos šabloną
• Vadovai tegul peržiūri ataskaitas vienu nustatytu dienos metu
• Keturias savaites fiksuokite atgautas susitikimų valandas

Išvada

Asinchroninės būsenos ataskaitos sumažina susitikimų skaičių, kai pakeičia tiesioginius susitikimus ir išlieka trumpos.

Nauda vertinama atgautu susikaupimo laiku, o ne išsiųstų žinučių skaičiumi.