Kaip segmentuoti apmokestinamą darbą pagal klientą ir projektą

Segmentavimo taisyklės turėtų būti pakankamai paprastos, kad darbuotojai jų laikytųsi kasdien, ir patikimos, kad finansų komanda galėtų jomis pasitikėti mėnesio pabaigoje. Geriausios struktūros derina aiškumą ir lankstumą.

Kurkite žymas tiems, kas registruoja laiką

Jei žymų naudojimas atrodo sudėtingas, žmonės rinksis numatytąsias reikšmes. Laikykite aktyvių projektų sąrašą trumpą, o archyvuotus projektus tvarkykite atskirai.

Naudokite pavadinimų taisykles, kurias darbuotojai atpažįsta iš kasdienio darbo, o ne jiems nematomus finansų kodus.

• Palikite tik tuos aktyvius projektus, prie kurių komanda iš tikrųjų dirba kiekvieną mėnesį
• Nuosekliai naudokite hierarchiją klientas → projektas
• Užbaigtus darbus archyvuokite, o ne ištrinkite istoriją

Nustatykite apmokestinimo taisykles projekto šablone

Šablone nustatytos numatytosios apmokestinimo žymos ir įkainių klasės sumažina sprendimų skaičių pildant įrašus.

Išimtys turėtų būti retos ir patikrinamos, o ne įprasta eiga.

Suderinkite segmentavimą su sąskaitos struktūra

Tiesiogiai susiekite projektų žymas su sąskaitos skyriais. Neatitikimai lemia rankinį taisymą kiekviename atsiskaitymo cikle.

Pasikeitus klientų sutarčių struktūrai, kas ketvirtį peržiūrėkite laukų susiejimą.

Pirmą dieną apmokykite naujus darbuotojus segmentuoti

Segmentavimo klaidos kaupiasi. Trisdešimties minučių mokymai apie žymas ir apmokestinimo taisykles greitai atsiperka.

Kartu su dokumentacija pateikite vieną bandomąjį įrašą demonstraciniame projekte.

Praktiniai žingsniai šiai savaitei

• Patikrinkite aktyvius projektus ir archyvuokite pasenusius įrašus
• Šią savaitę suvienodinkite klientų ir projektų pavadinimus
• Nustatykite numatytąsias apmokestinimo taisykles penkiuose dažniausiai naudojamuose šablonuose
• Įtraukite segmentavimą į naujų darbuotojų įvedimo kontrolinį sąrašą

Išvada

Geras segmentavimas darbuotojams beveik nepastebimas, o finansų komandai neįkainojamas.

Pirmiausia supaprastinkite, tada automatizuokite ir tik po to optimizuokite išplėstinėms ataskaitoms.