Pika-aloitusopas viikoittaisiin tuntilistojen tarkastuksiin

Viisitoista minuuttia kestävä viikoittainen tarkastus voi estää useimmat tuntilistaongelmat päätymästä palkanlaskentaan tai asiakaslaskutukseen. Avain on toistettava tarkistuslista — ei sankarillinen siivousurakka kuukauden lopussa.

Käytä yksinkertaista tarkistuslistaa

Käy läpi puuttuvat kirjaukset, hyväksymättömät rivit ja projektit, joilta puuttuu laskutustunniste, ennen viikon sulkemista.

Säännöllisyys voittaa perusteellisuuden. Sama lyhyt tarkastus joka perjantai estää kalliit yllätykset myöhemmin.

• Tarkista puuttuvat päivät ja vajaat kirjaukset
• Tarkista ylityöt ja viikonloppupoikkeamat
• Varmista asiakas- ja projektikohdistus kaikilla laskutettavilla riveillä

Käsittele poikkeamat tärkeysjärjestyksessä

Aloita palkanlaskennan katkoon vaikuttavista asioista, sitten asiakaslaskutuksesta ja lopuksi sisäisestä raportoinnista.

Tämä järjestys pitää tarkastuksen nopeana, vaikka poikkeamia olisi paljon.

Anna palaute tekijöille

Lähetä yksi koottu korjauspyyntö useiden viikon mittaisten viestien sijaan.

Tekijät vastaavat nopeammin, kun he tietävät aikarajan ja tarkalleen mitkä rivit korjata.

Seuraa tarkastusten tuloksia ajan mittaan

Laske, kuinka moni poikkeama toistuu viikosta toiseen. Toistuvat kuviot kertovat koulutus- tai asetuspuutteista.

Korjaa järjestelmä, kun sama ongelma toistuu kolmena perjantaina peräkkäin.

Käytännön askeleet tälle viikolle

• Luo hyväksyjille yhteinen perjantain tarkistuslista
• Lajittele poikkeamat palkka- ja laskutusvaikutuksen mukaan
• Lähetä tekijöille yksi koottu korjauspyyntö
• Kirjaa toistuvat poikkeamatyypit prosessin parantamista varten

Yhteenveto

Viikoittaiset tuntilistojen tarkastukset ovat yksi tehokkaimmista tavoista operatiivisille tiimeille.

Viisitoista keskittynyttä minuuttia viikossa voittaa tuntien täsmäytystyön kuukauden lopussa.