Leitfaden
Der vollständige Leitfaden zu transparenter Zeiterfassung
Erfahren Sie, wie Sie Zeiterfassung als gemeinsame Arbeitsaufzeichnung einführen — nicht als verdecktes Überwachungssystem.
Hubnity Material
Grundlagen der Zeiterfassung
Leitfäden zu Timer-Regeln, Stundenzetteln, manueller Zeit, Leerlaufzeit und täglichen Arbeitsdaten.
Vorlage
Vorlage für eine Zeiterfassungsrichtlinie
Legen Sie Timer-Regeln, manuelle Änderungen, Freigaben, Screenshots, App-Daten und Teamerwartungen in klarer Sprache fest.
Leitfaden
Regeln für manuelle Zeit und Korrekturen
Ein fairer Ablauf für vergessene Timer, korrigierte Einträge, Prüfung durch Führungskräfte und Notizen für die Nachvollziehbarkeit.
Playbook
Playbook zur Prüfung der Leerlaufzeit
Nutzen Sie Leerlaufsignale, um die Genauigkeit der Daten zu verbessern, ohne jede Pause zum Leistungsproblem zu machen.
Ablauf
Ablauf der wöchentlichen Stundenzettel-Prüfung
Ein wiederholbarer Ablauf für Führungskräfte, um Zeit vor Lohn, Freigaben, Berichten oder Rechnungen zu prüfen.
Abrechnung und Rechnungsstellung
Material zu abrechenbaren Stunden, Sätzen, Freigaben, klaren Abrechnungsdaten und Kundenvertrauen.
Leitfaden
Abrechenbare und interne Stunden erklärt
Ordnen Sie Kundenarbeit, Verwaltungszeit, Vertrieb, Schulung, Support und interne Abläufe vor der Abrechnungsübergabe.
Checkliste
Checkliste für klare Abrechnungsdaten
Der Mindestkontext aus Kunde, Projekt, Aufgabe, Notiz, Satz und Freigabe, den jeder abgerechnete Eintrag enthalten sollte.
Arbeitsblatt
Arbeitsblatt zur Einrichtung von Stundensätzen
Planen Sie Sätze je Mitglied, Rolle, Projekt und Kunde, damit die Abrechnungsregeln im Team einheitlich bleiben.
Vorlage
Aufbau eines Kundenabrechnungsberichts
Eine lesbare Berichtsstruktur, die erklärt, was getan wurde, ohne unnötige interne Daten offenzulegen.
Ablauf
Ablauf: Freigabe vor Rechnung
Führen Sie erfasste Zeit durch Prüfung, Korrektur, Freigabe und Finanzen, ohne die Woche von Hand nachzubauen.
Projektrentabilität
Werkzeuge, um tatsächliche Stunden, Schätzungen, Budgets, Projektkosten und Lieferdruck zu vergleichen.
Checkliste
Checkliste zur Projektkostenprüfung
Fragen, die Sie stellen sollten, wenn die Ist-Stunden über Budget, Schätzung oder Kundenvereinbarung hinausgehen.
Leitfaden
Leitfaden: Schätzung gegen Ist
Vergleichen Sie geplanten Aufwand mit erfasster Zeit und nutzen Sie das Ergebnis für Besetzung, Preise und Umfang.
Playbook
Signale für Umfangszuwachs
Erkennen Sie kleine Zusatzwünsche, Nacharbeit, Termine und Support-Aufgaben, die die Projektwirtschaftlichkeit leise verändern.
Arbeitsblatt
Arbeitsblatt zur Rentabilitätsprüfung
Prüfen Sie den Aufwand nach Kunde, Projekt, Rolle und Aufgabe, bevor die Margen überraschen.
Gesprächsleitfaden
Gesprächsleitfaden zum Budget
Erklären Sie Budgetabweichungen mit Fakten, Kontext und Optionen für den nächsten Schritt statt mit vagen Updates.
Datenschutz und Vertrauen
Leitfäden für datenschutzfreundliche Erfassung, sichtbare Einstellungen, faire Beurteilungen und verantwortungsvollen Arbeitskontext.
Checkliste
Checkliste für eine datenschutzfreundliche Einführung
Was zu erklären ist, bevor Screenshots, App-Nutzung, URLs, Aktivitätssignale oder Führungsberichte aktiviert werden.
Leitfaden
Entscheidungshilfe zu Überwachungsfunktionen
Entscheiden Sie, wann Funktionen für Arbeitskontext helfen und wann ein klarer Stundenzettel genügt.
Vorlage
Vorlage zur Mitarbeiterkommunikation
Verständliche Texte, um Hubnity einzuführen — mit Klarheit darüber, was erfasst wird und warum.
Arbeitsblatt
Prüfung der Datenzugriffe
Ein Rahmen für die Entscheidung, wer erfasste Daten sehen darf, welche Berichte gebraucht werden und was privat bleibt.
Leitfaden
Grundsätze fairer Beurteilung
Nutzen Sie Arbeitsdaten als Geschäftskontext für Freigaben, Abrechnung und Planung statt für Mikromanagement.
Teambetrieb
Material für Remote-Teams, hybride Arbeit, Überstunden, Kapazitätsplanung und Führungsgespräche.
Leitfaden
Leitfaden zur Erfassung in Remote-Teams
Halten Sie verteilte Arbeit sichtbar, ohne ständige Statusmeldungen oder zusätzliche Termine zu verlangen.
Arbeitsblatt
Arbeitsblatt zur Kapazitätsplanung
Vergleichen Sie Verfügbarkeit, Projektbedarf, Belastungsdruck und Lieferrisiko in einem Planungstakt.
Playbook
Playbook zur Überstundenprüfung
Finden Sie wiederholte Zusatzstunden, verstehen Sie die Ursachen und handeln Sie, bevor Überlastung normal wird.
Leitfaden
Leitfaden zur Prüfung hybrider Arbeit
Nutzen Sie Standortkontext, um Abdeckung, gemeinsame Bürotage, Außeneinsätze und Teamrhythmus zu planen.
Vorlage
Vorlage für die wöchentliche Führungsrunde
Eine praktische Tagesordnung, um Zeit, Freigaben, Berichte, Arbeitslast und Risiken der nächsten Woche zu prüfen.
Branchenabläufe
Materialpfade für Agenturen, Rechtsteams, Beratungen, Steuerbüros, IT und Außendienst.
Leitfaden
Leitfaden zu abrechenbaren Stunden in Agenturen
Erfassen Sie Retainer, Kampagnen, Projektarbeit, Kundenbetreuung und interne Zeit ohne Tabellenchaos.
Checkliste
Checkliste zur Zeiterfassung im Rechtsbereich
Ein mandatsbasiertes Setup für Kanzleien, die genaue Mandantendaten und prüfbare Zeiteinträge brauchen.
Vorlage
Berichtsvorlage für die Beratung
Erklären Sie Beratung, Recherche, Termine, Umsetzung und Nacharbeit in einem kundenfreundlichen Format.
Ablauf
Ablauf in der Steuerkanzlei
Ordnen Sie wiederkehrende Mandantenarbeit, Fristen, abrechenbare Leistungszeit und interne Verwaltung.
Leitfaden
Zeitdaten im Außendienst
Erfassen Sie mobile Arbeit, Aufträge, Touren, Servicenotizen und Zeitdaten für einen klareren Betrieb.
Berichte und Recherche
Nützliche Modelle für Berichte, Vergleichswerte, Auslastungsprüfungen und Führungsentscheidungen.
Beispiele
Beispiele für Kundenberichte
Sehen Sie, wie sich Zeit nach Kunde, Projekt, Aufgabe, Zuständigkeit, Abrechnungsstatus und Ergebnis zusammenfassen lässt.
Leitfaden
Leitfaden zur Auslastungsprüfung
Verstehen Sie produktive Kapazität, nicht abrechenbare Last, Verwaltungsaufwand und Teamverfügbarkeit.
Checkliste
Checkliste für Berichte an die Leitung
Die Kennzahlen, die die Geschäftsleitung meist braucht, bevor sie Einstellungen, Preise, Umfang oder Lieferpläne ändert.
Vorlage
Vorlage für den Projektgesundheitsbericht
Ein knapper Bericht zu Budgetabweichung, überfälligen Freigaben, Belastungsdruck und Kundenstatus.
Arbeitsblatt
Prüfung der Datenqualität
Wie Sie prüfen, ob Ihre Stundenzettel vollständig genug für Lohn, Abrechnung und Prognose sind.
Workshops und Webinare
Sitzungspläne, um Teams zu schulen, die Akzeptanz zu erhöhen und bessere Erfassungsgewohnheiten aufzubauen.
Workshop
Workshop zur Einführung der Zeiterfassung
Eine 45-minütige Agenda, um Hubnity vorzustellen, die Richtlinie zu erklären und Datenschutzfragen zu beantworten.
Workshop
Sitzung zum Aufräumen der Abrechnung
Eine Teamübung, um fehlenden Kundenkontext zu finden, bevor die Monatsrechnungen vorbereitet werden.
Webinar
Webinar zur Befähigung von Führungskräften
Schulen Sie Führungskräfte darin, Arbeitsdaten zu prüfen, Zeit fair freizugeben und unnötige Kontrolle zu vermeiden.
Sprechstunde
Sprechstunde zum Remote-Betrieb
Eine praktische Sitzung, um Remote-Übersicht, Kapazitätsplanung und asynchrone Berichte zu verbessern.
Webinar
Analyse von Kundenberichten
Prüfen Sie Musterberichte und lernen Sie, welche Details Vertrauen schaffen, ohne Kunden zu überfordern.