Question 1

Hvað er Hubnity?

Accepted Answer

Hubnity er tímaskráningar- og vinnuskýrslukerfi fyrir teymi sem þurfa skýrar skráningar um hvert vinnutíminn fer. Það hjálpar fólki að skrá tíma eftir viðskiptavini, verkefni og verkþátt og breytir síðan þeim gögnum í tímaskýrslur, skýrslur og skýrar reikningsskrár. Varan er hönnuð til að styðja skýrleika í rukkun, verkefnaskipulagningu og ábyrgð teymis án þess að láta vinnu líða eins og stöðugt eftirlit. Fyrirtæki nota Hubnity til að skipta út dreifðum töflureiknum fyrir áreiðanlegri heimild.

Question 2

Fyrir hvern er Hubnity?

Accepted Answer

Hubnity er fyrir teymi, sjálfstætt starfandi, auglýsingastofur, ráðgjafa, lögfræðistofur, fasteignateymi, bókhaldsfyrirtæki, upplýsingatækniteymi, þrifafyrirtæki og þjónustufyrirtæki á vettvangi. Það er gagnlegt þegar tíma þarf að tengja við viðskiptavini, verkefni, verkþætti, samþykktir, kostnað eða reikninga. Stjórnendur fá betri sýnileika í vinnuframvindu, á meðan starfsmenn fá skýrari leið til að sýna hvað þeir voru að vinna að. Viðskiptavinir njóta góðs af skýrslum sem útskýra vinnuna á bak við reikninginn.

Question 3

Er Hubnity eingöngu fyrir upplýsingatækniteymi?

Accepted Answer

Nei, Hubnity er ekki eingöngu fyrir upplýsingatækniteymi. Hugbúnaðarteymi geta notað það fyrir verkefna- og verkþáttarakningu, en sama verkflæði hentar einnig auglýsingastofum, lögfræðistofum, ráðgjöfum, bókurum, fasteignateymum og þjónustufyrirtækjum. Öll fyrirtæki sem selja tíma, stýra vinnu fyrir viðskiptavini eða þurfa nákvæmar vinnuskráningar geta notað Hubnity. Mikilvægasti hlutinn er að hafa skýra uppbyggingu fyrir viðskiptavini, verkefni, verkþætti og samþykktir.

Question 4

Er Hubnity eftirlitsverkfæri fyrir starfsmenn?

Accepted Answer

Hubnity getur innihaldið vinnusamhengiseiginleika, en það er staðsett sem gagnsær vettvangur fyrir tímaskráningu og skýrslugjöf. Markmiðið er að hjálpa teymum að skilja vinnu, samþykkja tíma, útbúa skýrslur og rukka viðskiptavini, ekki að skapa menningu stöðugrar eftirlits. Rakning ætti að vera sýnileg, stillanleg og útskýrð fyrir liðsmönnum áður en hún er notuð. Stjórnendur ættu að nota Hubnity sem viðskiptasamhengi, ekki sem staðgengil trausts og samskipta.

Question 5

Er hægt að nota Hubnity án skjámynda?

Accepted Answer

Já, hægt er að nota Hubnity án skjámynda ef stillingar vinnusvæðis þíns leyfa þá stillingu. Mörg teymi þurfa aðeins tíma, viðskiptavin, verkefni, verkþátt, athugasemdir, samþykktir og skýrslur. Skjámyndir geta verið gagnlegar fyrir sum fjarvinnu- eða viðskiptavinatengd verkflæði, en þær ættu ekki að vera krafa fyrir hvert teymi. Fyrirtæki ættu að velja það stig vinnusamhengis sem hentar stefnum þeirra, hlutverkum og persónuverndarvæntingum.

Question 6

Geta sjálfstætt starfandi og einyrkjar notað Hubnity?

Accepted Answer

Já, sjálfstætt starfandi og einyrkjar geta notað Hubnity til að fylgjast með vinnu viðskiptavina, aðgreina rukkanlegan og órukkanlegan tíma og útbúa hreinni samantektir fyrir reikninga. Einyrki getur notið góðs af því að sjá hvert tíminn fer og hvaða viðskiptavinir eða verkefni taka mesta vinnuframlagið. Þetta hjálpar við verðlagningu, áskriftarsamninga, skipulagningu og að draga úr týndum rukkanlegum klukkustundum. Þegar fyrirtækið vex í teymi getur sama uppbygging stækkað með þeim.

Question 7

Hvaða viðskiptavandamál leysir Hubnity?

Accepted Answer

Hubnity hjálpar til við að leysa óskýrar tímaskýrslur, týndar rukkanlegar klukkustundir, handvirka hreinsun töflureikna, veika skýrslugjöf til viðskiptavina og lélegan sýnileika í verkefnakostnaði. Það gefur teymum samræmdari leið til að skrá vinnu á meðan hún á sér stað í stað þess að endurbyggja hana síðar. Stjórnendur geta farið yfir klukkustundir með samhengi, fjármálateymi geta útbúið hreinni rukkunargögn og eigendur geta séð hvar tími hefur áhrif á arðsemi. Niðurstaðan er minni ágiskun um vinnu, kostnað og rukkun.

Question 8

Hvernig er Hubnity frábrugðið handvirkum töflureiknum?

Accepted Answer

Töflureiknar treysta yfirleitt á að fólk muni vinnu sína eftir á, sem getur leitt til týndra klukkustunda, óljósra athugasemda og ósamræmdra flokka. Hubnity skráir tíma nær því þegar vinna á sér stað og tengir hann við viðskiptavini, verkefni, verkþætti, samþykktir og skýrslur. Þetta gerir skráninguna auðveldari í yfirferð og gagnlegri fyrir reikninga eða verkefnagreiningu. Teymi geta samt flutt út gögn þegar þörf krefur, en þau þurfa ekki að stýra öllu verkflæðinu handvirkt.

Question 9

Hvernig fylgist Hubnity með tíma?

Accepted Answer

Hubnity fylgist með tíma með virkum vinnulotum sem notandi ræsir með tímamæli. Notandinn getur tengt lotuna við viðskiptavin, verkefni, verkþátt eða annað vinnusamhengi svo tíminn nýtist síðar. Á meðan tímamælirinn keyrir getur Hubnity skipulagt lotuna fyrir tímaskýrslur, skýrslur, samþykktir og rukkun. Þegar tímamælirinn er stöðvaður ætti vinnulotan að enda og rakning fyrir þá lotu ætti að hætta.

Question 10

Hvað er vinnulota?

Accepted Answer

Vinnulota er skráður tímablokkur tengdur ákveðnu verki. Hún getur innihaldið upphafstíma, stöðvunartíma, lengd, notanda, viðskiptavin, verkefni, verkþátt, athugasemdir og rukkunarstöðu. Vinnulotur hjálpa teymum að skilja hvað var gert án þess að treysta eingöngu á minni eða stöðuskilaboð. Þær eru byggingareiningar fyrir tímaskýrslur, skýrslur, verkefnakostnaðargreiningu og skýrar reikningsskrár.

Question 11

Fylgist Hubnity með tíma þegar tímamælirinn er slökktur?

Accepted Answer

Nei, Hubnity er hannað í kringum tímamælisbyggða rakningu. Þegar tímamælirinn er slökktur ætti Hubnity ekki að halda áfram að skrá vinnutíma eða safna virkni fyrir þá lotu. Þessi mörk eru mikilvæg því þau hjálpa notendum að skilja hvenær rakning er virk og hvenær ekki. Fyrirtæki ættu einnig að miðla rakningarstefnu sinni skýrt svo enginn ruglingur skapist.

Question 12

Geta notendur breytt tímafærslum eða bætt við handvirkum tíma?

Accepted Answer

Já, teymi þurfa oft breytingar eða handvirkan tíma til að leiðrétta raunveruleg mistök. Notandi gæti gleymt að ræsa tímamælinn, valið rangan verkþátt eða þurft að bæta við tíma fyrir vinnu án nettengingar. Hubnity getur stutt leiðréttingar svo lokatímaskýrslan verði nákvæmari og stjórnendur geti farið yfir breytingar þegar samþykktarreglur krefjast þess. Þetta heldur skráningunni hagnýtri á meðan hún er samt yfirfaranleg.

Question 13

Geta stjórnendur samþykkt tímaskýrslur?

Accepted Answer

Já, samþykki tímaskýrslu hjálpar teymum að fara yfir vinnu áður en hún verður launavinnsla, skýrsla til viðskiptavinar eða reikningsgögn. Stjórnendur geta athugað hvort tími sé úthlutaður réttum viðskiptavini, verkefni, verkþætti og rukkunarflokki. Þetta hjálpar til við að grípa mistök áður en þau hafa áhrif á fjármál eða samtöl við viðskiptavini. Samþykktir skapa einnig hreinni verkflæði fyrir starfsmenn því þeir vita hvenær skráður tími þeirra hefur verið yfirfarinn.

Question 14

Hvað gerist ef einhver gleymir að ræsa tímamælinn?

Accepted Answer

Ef einhver gleymir að ræsa tímamælinn getur handvirkur tími eða leiðrétt færsla hjálpað til við að leiðrétta skráninguna ef stefna vinnusvæðisins leyfir það. Notandinn ætti að bæta við nægu samhengi til að útskýra hvaða vinna var unnin og hvenær hún átti sér stað. Stjórnandi gæti farið yfir leiðréttinguna áður en tímaskýrslan er samþykkt. Þetta er nákvæmara og sanngjarnara en að þvinga teymi til að hunsa lögmæta vinnu eða giska í lok vikunnar.

Question 15

Hvernig virkar aðgerðarleysi?

Accepted Answer

Aðgerðarleysi hjálpar til við að greina tímabil með litla eða enga virkni á meðan virk vinnulota stendur. Það getur afhjúpað gleymda tímamæla, hlé, fundi fjarri tækinu eða augnablik þegar einhver skrapp frá. Teymi geta ákveðið hvort halda eigi aðgerðarleysistíma, fjarlægja hann eða útskýra hann út frá eigin stefnu. Tilgangurinn er hreinni tímaskráningar, ekki refsing.

Question 16

Hvað eru rukkanlegar og órukkanlegar klukkustundir?

Accepted Answer

Rukkanlegar klukkustundir eru tímafærslur sem hægt er að rukka viðskiptavin fyrir innan samþykkts vinnuumfangs. Órukkanlegar klukkustundir eru samt raunveruleg vinna, en þær gætu verið innri, stjórnunarlegar, tengdar þjálfun, tengdar sölu eða utan samnings viðskiptavinar. Hubnity hjálpar teymum að aðgreina þessa flokka á meðan vinnan er enn ný. Þetta gerir reikninga, nýtingarskýrslur og arðsemi verkefna auðveldari að skilja.

Question 17

Geta notendur skipt um viðskiptavini, verkefni eða verkþætti yfir daginn?

Accepted Answer

Já, notendur ættu að geta skipt virka tímamælinum yfir á réttan viðskiptavin, verkefni eða verkþátt eftir því sem vinna þeirra breytist. Þetta er mikilvægt fyrir ráðgjafa, auglýsingastofur, lögfræðiteymi, bókara, upplýsingatækniteymi og þjónustufyrirtæki sem sinna mörgum verkefnum á einum degi. Að skipta um samhengi heldur skýrslum nákvæmari og dregur úr hreinsun í lok vikunnar. Það hjálpar viðskiptavinum einnig að skilja nákvæmlega hvar tíma var varið.

Question 18

Er skjáborðsforrit til fyrir Hubnity?

Accepted Answer

Hubnity getur stutt skjáborðsrakningu fyrir teymi sem þurfa áreiðanlegar skráningar á vinnulotum. Skjáborðsforrit heldur tímamælinum nálægt daglegu verkflæði notandans og getur stutt eiginleika sem erfitt er að stjórna eingöngu úr vafra. Þetta getur falið í sér greiningu á aðgerðarleysi, skjámyndir, forrita- og vefslóðasamhengi eða tímaskráningu án nettengingar þegar þeir eiginleikar eru virkir. Tiltæk virkni getur verið háð stýrikerfi, áskrift og stillingum vinnusvæðis.

Question 19

Hvers vegna er skjáborðsforrit gagnlegt fyrir tímaskráningu?

Accepted Answer

Skjáborðsforrit er gagnlegt því margir vinna í mörgum verkfærum, flipum og skjölum yfir daginn. Það heldur tímamælinum aðgengilegum jafnvel þegar vafraborðið er ekki opið. Það getur einnig stutt nákvæmari skráningar á virkum lotum fyrir teymi sem þurfa ítarlegar tímaskýrslur eða reikningsgerð fyrir viðskiptavini. Þetta hjálpar notendum að fylgjast með vinnu með færri truflunum og hjálpar stjórnendum að fara yfir tíma með betra samhengi.

Question 20

Hvernig er skjáborðsforritið frábrugðið vefmælaborðinu?

Accepted Answer

Skjáborðsforritið er aðallega til að fylgjast með virkum vinnulotum úr tæki notandans. Vefmælaborðið er aðallega til að fara yfir tímaskýrslur, skýrslur, stillingar, viðskiptavini, verkefni, teymisvirkni, samþykktir og rukkunarsamantektir. Í mörgum verkflæðum nota starfsmenn skjáborðsforritið til að skrá tíma á meðan stjórnendur og kerfisstjórar nota mælaborðið til að fara yfir og stilla gögn. Saman styðja þau bæði daglega rakningu og viðskiptaskýrslugjöf.

Question 21

Keyrir Hubnity í bakgrunni?

Accepted Answer

Hubnity gæti keyrt í bakgrunni á meðan notandi fylgist virkt með tíma svo vinnulotan geti haldið áfram snurðulaust. Þetta þýðir ekki að það ætti að safna vinnugögnum alltaf. Lykilmörkin eru virki tímamælirinn og stillingar vinnusvæðisins sem skilgreina hvað er safnað á meðan lotu stendur. Notendur ættu að geta skilið hvenær rakning er virk.

Question 22

Hvenær er rakning virk?

Accepted Answer

Rakning er virk þegar notandi ræsir vinnulotu með tímamælinum og appið er stillt til að skrá þá tegund vinnugagna. Ef skjámyndir, forritarakning, vefslóðarakning eða virknimerki eru virkjuð ættu þeir eiginleikar að vera tengdir virkum rakningarreglum. Þegar tímamælirinn er slökktur ætti virka vinnulotan að enda. Þessi aðgreining hjálpar til við að halda rakningu skiljanlegri og persónuverndarmeðvitaðri.

Question 23

Virkar Hubnity án nettengingar?

Accepted Answer

Hubnity gæti stutt rakningu án nettengingar eftir útgáfu appsins, tæki og stillingum vinnusvæðis. Stuðningur við nettengingarleysi er gagnlegur þegar notendur ferðast, vinna á vettvangi eða missa tímabundið tengingu. Appið getur haldið staðbundnum skráningum þar til það getur samstillt aftur. Teymi ættu að fara yfir samstilltar færslur áður en þær eru notaðar fyrir reikninga, launavinnslu eða lokaskýrslur.

Question 24

Hvað gerist þegar tími án nettengingar samstillist?

Accepted Answer

Þegar tími án nettengingar samstillist er hægt að senda vistaðar vinnulotur aftur í vinnusvæðið þegar tækið tengist aftur. Samstilltu færslurnar ættu að innihalda viðeigandi tíma, notanda, verkefni, verkþátt og tiltækt samhengi. Stjórnendur mega fara yfir þessar færslur sem hluta af venjulegu samþykktarferli tímaskýrslu. Ef eitthvað virðist rangt ætti notandinn eða stjórnandinn að leiðrétta það áður en reikningsgerð eða skýrslugjöf fer fram.

Question 25

Hvaða stýrikerfi getur Hubnity stutt?

Accepted Answer

Hubnity ætti að styðja algeng skjáborðsumhverfi þar sem teymi vinna vinnu sína, svo sem Windows og macOS, með öðrum kerfum eftir framboði vöru. Hægt er að nota vefmælaborðið í gegnum vafra fyrir yfirferð, skýrslur og stjórnun. Farsíma- eða vettvangsverkflæði gætu þurft sérstakan appstuðning. Athugaðu Hubnity-reikninginn þinn eða niðurhalssíðuna fyrir nýjustu studd stýrikerfin.

Question 26

Hvað ættu fyrirtæki að útskýra áður en notendur eru beðnir um að setja upp skjáborðsforritið?

Accepted Answer

Fyrirtæki ættu að útskýra hvers vegna skjáborðsforritið er notað, hvenær rakning er virk og hvaða gögn kunna að vera skráð á meðan vinnulotu stendur. Þau ættu einnig að útskýra hvaða eiginleikar eru virkjaðir, hver getur séð gögnin og hvernig upplýsingarnar verða notaðar. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir skjámyndir, forrita- og vefslóðarakningu og virknimerki. Skýr samskipti hjálpa til við að draga úr áhyggjum og skapa betri innleiðingarupplifun.

Question 27

Tekur Hubnity skjámyndir?

Accepted Answer

Hubnity getur stutt skjámyndir þegar fyrirtæki virkjar þann eiginleika í stillingum vinnusvæðis. Skjámyndir geta hjálpað til við að veita vinnusamhengi fyrir fjarvinnuteymi, rukkun viðskiptavina, gæðayfirferð eða ákveðin rekstrarverkflæði. Þær ættu ekki að vera meðhöndlaðar sem sjálfgefin krafa fyrir hvert teymi eða hlutverk. Við mælum með að upplýsa liðsmenn áður en skjámyndir eru virkjaðar og útskýra viðskiptatilganginn.

Question 28

Hvenær eru skjámyndir gagnlegar?

Accepted Answer

Skjámyndir eru gagnlegar þegar teymi þarf aukasamhengi á bak við skráðar klukkustundir, sérstaklega fyrir viðskiptavinatengda eða dreifða vinnu. Þær geta hjálpað til við að sýna að tími var tengdur réttu verkefni, verkfæri eða verkefni. Þær geta einnig hjálpað til við að leysa rukkunarspurningar þegar viðskiptavinir þurfa meiri smáatriði en tímasummu. Skjámyndir ættu samt að vera notaðar varlega því þær geta innihaldið viðkvæmar upplýsingar.

Question 29

Er hægt að slökkva á skjámyndum?

Accepted Answer

Já, skjámyndir ættu að vera stillanlegar út frá þörfum fyrirtækisins, teymisins eða hlutverksins. Sum teymi þurfa kannski aðeins tíma, verkefni, verkþætti og samþykktir. Önnur gætu virkjað skjámyndir fyrir sérstaka vinnu viðskiptavina eða verkflæði með meira samhengi. Hubnity er hannað til að styðja mismunandi stig sýnileika í stað þess að þvinga sömu stefnu á alla.

Question 30

Hver getur séð skjámyndir?

Accepted Answer

Sýnileiki skjámynda ætti að vera háður hlutverkum og réttindum vinnusvæðis. Notandi gæti þurft að fara yfir eigin skjámyndir, á meðan stjórnendur, kerfisstjórar eða samþykkjendur gætu þurft aðgang fyrir yfirferð tímaskýrslu eða skýrslugjöf til viðskiptavina. Ekki ættu allir í fyrirtæki sjálfkrafa að sjá hverja skjámynd. Fyrirtæki ættu að stilla aðgang vandlega og útskýra sýnileikareglur fyrir teyminu.

Question 31

Tekur Hubnity upp myndband?

Accepted Answer

Nei, Hubnity ætti ekki að taka upp samfellt skjávídeó. Tímaskráning og vinnuskýrslugjöf krefjast ekki þess stigs skráningar til að vera gagnleg. Valfrjálsar skjámyndir geta veitt samhengi án þess að breyta vinnu í beina myndsendingu. Ef fyrirtæki þitt þarf sérstakt yfirferðarferli ætti það samt að vera stillt í kringum persónuvernd, gagnsæi og viðskiptatilgang.

Question 32

Tekur Hubnity upp hljóð eða vefmyndavél?

Accepted Answer

Nei, Hubnity ætti ekki að taka upp hljóð úr hljóðnema eða myndband úr vefmyndavél. Vinnusýnileiki ætti ekki að krefjast myndavélaraðgangs eða einkahljóðupptöku. Varan ætti að einblína á tíma, verkþætti, verkefni, samþykktir, skýrslur og valfrjáls vinnusamhengismerki. Þetta hjálpar teymum að skapa ábyrgð án þess að nota ágengar aðferðir.

Question 33

Skráir Hubnity lyklaborðsslátta?

Accepted Answer

Nei, Hubnity ætti ekki að skrá innihald lyklaborðsslátta. Virknirakning gæti greint hvort lyklaborðs- eða músarvirkni hafi átt sér stað á meðan virkur tímamælir var í gangi, en hún ætti ekki að skrá orð, skilaboð, lykilorð eða skjöl. Þessi aðgreining er mikilvæg fyrir persónuvernd og traust starfsmanna. Fyrirtæki ættu að útskýra hana skýrt ef þau nota virknibyggð merki.

Question 34

Fylgist Hubnity með forritum og vefsíðum?

Accepted Answer

Hubnity getur stutt forrita- og vefsíðurakningu þegar sá eiginleiki er virkjaður af vinnusvæðinu. Þetta getur hjálpað stjórnendum að skilja vinnusamhengi, svo sem tíma í hönnunarverkfærum, verkefnastjórnunarkerfum, rannsóknarsíðum eða vettvöngum viðskiptavina. Forrita- og vefslóðargögn ættu að vera notuð sem samhengi, ekki sem sjálfstætt mat á frammistöðu. Fyrirtæki ættu að stilla það samkvæmt innri stefnum og staðbundnum lögum.

Question 35

Hvernig ætti að nota virknigögn?

Accepted Answer

Virknigögn ættu að vera notuð til að bæta nákvæmni tíma, fara yfir vinnusamhengi og greina verkflæðisvandamál. Þau ættu ekki að vera notuð sem einföld einkunn sem hunsar eðli hlutverksins. Mismunandi störf hafa mismunandi virknimynstur og verðmæt vinna á sér stundum stað fjarri lyklaborði og mús. Stjórnendur ættu að sameina virknigögn með verkþáttum, afurðum, samskiptum og viðskiptasamhengi.

Question 36

Er hægt að slökkva á virknirakningu?

Accepted Answer

Já, virknirakning ætti að vera stillanleg þegar varan og áskriftin styðja þær stillingar. Sum teymi gætu þurft virknisamhengi, á meðan önnur þurfa aðeins tíma- og verkefnaskráningar. Að slökkva á virknirakningu getur átt við fyrir persónuverndarmiðuð teymi, æðri hlutverk, viðkvæma vinnu eða verkflæði þar sem virknimerki bæta ekki gildi. Besta stillingin er sú sem styður ábyrgð án óþarfa suðs.

Question 37

Er Hubnity persónuverndarvænt?

Accepted Answer

Hubnity er hannað með persónuvernd og gagnsæi í huga. Rakning ætti að vera tengd skýrum viðskiptatilgangi, svo sem tímaskýrslum, samþykktum, skýrslum til viðskiptavina eða rukkun. Valfrjálsir eftirlitseiginleikar ættu að vera sýnilegir og stillanlegir frekar en faldir. Fyrirtæki ættu að stilla Hubnity samkvæmt innri stefnum, ráðningarsamningum og staðbundnum lögum.

Question 38

Hver getur séð skráð gögn?

Accepted Answer

Skráð gögn eru yfirleitt sýnileg notandanum og viðurkenndu fólki í vinnusvæðinu, svo sem stjórnendum, kerfisstjórum, samþykkjendum eða fjármálanotendum. Aðgangur ætti að vera háður hlutverkum og réttindum. Stjórnandi gæti þurft tímaskráningar teymis, á meðan fjármál gætu þurft rukkunarsamantektir og eigendur gætu þurft arðsemisgögn verkefna. Hubnity ætti að hjálpa til við að gera gögn tiltæk réttu fólki, ekki öllum sjálfgefið.

Question 39

Geta starfsmenn séð eigin skráð gögn?

Accepted Answer

Já, starfsmenn ættu að geta farið yfir eigin skráðan tíma og vinnuskráningar. Þetta hjálpar þeim að staðfesta að færslur séu nákvæmar áður en samþykkt, skýrslugjöf, launavinnsla eða reikningsgerð fer fram. Það gerir rakningu einnig gagnsærri því starfsmenn og stjórnendur geta rætt sömu skráninguna. Sýnileiki starfsmanna er mikilvægur hluti af því að byggja upp traust í verkflæðinu.

Question 40

Hvaða gögn geta stjórnendur nálgast?

Accepted Answer

Stjórnendur geta nálgast gögnin sem hlutverk þeirra og réttindi leyfa þeim að fara yfir. Þetta getur falið í sér skráðan tíma, verkefni, verkþætti, tímaskýrslur, samþykktir, skýrslur, rukkunarstöðu og valfrjálsa vinnusamhengiseiginleika. Aðgangur ætti að vera takmarkaður við það sem stjórnendur þurfa fyrir skipulagningu, þjálfun, samþykktir og skýrslugjöf. Fyrirtæki ættu að forðast að veita víðtækan aðgang án skýrrar ástæðu.

Question 41

Ættu fyrirtæki að tilkynna starfsmönnum áður en rakning er virkjuð?

Accepted Answer

Já, fyrirtæki ættu að tilkynna liðsmönnum áður en tímaskráning, skjámyndir, forrita- og vefslóðarakning, virknirakning eða svipaðir eiginleikar eru virkjaðir. Skýr útskýring ætti að fjalla um hvað er safnað, hvenær rakning er virk, hver getur séð gögnin og hvers vegna fyrirtækið notar það. Þetta dregur úr kvíða og hjálpar starfsmönnum að skilja verkflæðið. Á sumum stöðum gæti tilkynning eða samþykki einnig verið krafist samkvæmt lögum.

Question 42

Hvernig hjálpa hlutverk og réttindi til að vernda gögn?

Accepted Answer

Hlutverk og réttindi hjálpa til við að takmarka aðgang við fólk sem raunverulega þarf gögnin fyrir vinnu sína. Til dæmis gæti verkefnastjóri farið yfir tímaskýrslur teymis síns, á meðan fjármálanotandi gæti aðeins þurft rukkanlegar samantektir. Þetta dregur úr óþarfa afhjúpun vinnuskráninga og styður ábyrgara vinnuflæði gagna. Stjórnendur ættu að fara reglulega yfir réttindi eftir því sem teymi og ábyrgð breytast.

Question 43

Safnar Hubnity persónugögnum?

Accepted Answer

Hubnity kann að vinna úr persónugögnum því tímaskráningar eru tengdar notendum, tækjum, vinnulotum og virkni vinnusvæðis. Nákvæm gögn eru háð virkjuðum eiginleikum, stillingum vinnusvæðis og vörustillingum. Fyrirtæki ættu að meðhöndla skráð vinnugögn af ábyrgð og útskýra hvernig þau eru notuð. Þau ættu einnig að fylgja gildandi persónuverndarlögum og innri stefnum.

Question 44

Hvernig ættu fyrirtæki að meðhöndla persónuverndarlög?

Accepted Answer

Persónuverndar- og ráðningarreglur eru mismunandi eftir landi, ríki, starfsgrein og vinnusambandi. Hubnity getur stutt gagnsæ rakningarverkflæði, en það kemur ekki í stað lögfræðiráðgjafar eða tryggir regluvörslu. Fyrirtæki ættu að fara yfir staðbundnar kröfur áður en eftirlitseiginleikar eru virkjaðir. Þegar vafi leikur á ættu þau að ráðfæra sig við lögfræðing og stilla Hubnity varlega.

Question 45

Er hægt að nota Hubnity án falins eftirlits?

Accepted Answer

Já, Hubnity ætti að vera notað á gagnsæjan hátt, með sýnilegum tímamælum, skýrum stillingum og skiljanlegum stefnum. Falið eftirlit skapar traustvandamál og gæti skapað lagalega áhættu í sumum umhverfum. Betri nálgunin er að útskýra hvað er skráð og hvers vegna, og nota síðan gögnin fyrir vinnuskráningar, skýrslugjöf, rukkun og skipulagningu. Gagnsæ notkun er einnig betri fyrir samþykki starfsmanna.

Question 46

Hvað ætti fyrirtæki að taka með í rakningarstefnu sinni?

Accepted Answer

Rakningarstefna ætti að útskýra hvenær rakning er virk, hvaða eiginleikar eru virkjaðir, hvaða gögn eru skráð og hver getur séð þau. Hún ætti einnig að útskýra hvernig gögn eru notuð fyrir tímaskýrslur, samþykktir, skýrslur, rukkun, launavinnslu eða frammistöðusamtöl. Fyrirtæki ættu að taka með reglur um breytingar, handvirkan tíma, aðgerðarleysi, skjámyndir og gagnavarðveislu ef þau efni eiga við. Stefnan ætti að vera skrifuð á einföldu máli svo starfsmenn skilji hana áður en rakning hefst.

Question 47

Hvernig hjálpar Hubnity stjórnendum?

Accepted Answer

Hubnity hjálpar stjórnendum að fara yfir vinnutíma, verkefnaframvindu, samþykktir og vinnuálag án þess að biðja um stöðugar handvirkar uppfærslur. Það skipuleggur tíma eftir viðskiptavinum, verkefnum, verkþáttum og fólki svo stjórnendur geti séð hvað þarfnast athygli. Þetta hjálpar til við að grípa týndan tíma, ofhlaðin teymi og ofþjónustuð verkefni fyrr. Besta notkunin er skipulagning og þjálfun, ekki örstjórnun.

Question 48

Hvernig hjálpar Hubnity starfsmönnum?

Accepted Answer

Hubnity hjálpar starfsmönnum að sýna hvað þeir voru að vinna að án þess að endurbyggja daginn úr minni. Þeir geta skráð tíma á réttan viðskiptavin, verkefni og verkþátt og síðan farið yfir færslur áður en samþykkt fer fram. Þetta verndar starfsmenn gegn óljósum væntingum og týndum vinnuskráningum. Það gefur þeim einnig sameiginlega heimild þegar spurningar koma upp.

Question 49

Hvernig hjálpar Hubnity fyrirtækjaeigendum?

Accepted Answer

Hubnity hjálpar eigendum að skilja hvernig tími hefur áhrif á tekjur, kostnað, afkastagetu og arðsemi verkefna. Í stað þess að sjá aðeins reikninga eða launavinnslu eftir á geta eigendur farið yfir vinnuskráningarnar á bak við þær tölur. Þetta hjálpar við verðlagningu, mönnun, skipulagningu og að greina óarðbæra vinnu. Skýr tímagögn geta gert viðskiptaákvarðanir minna háðar ágiskunum.

Question 50

Hvernig hjálpar Hubnity fjármála- eða bókhaldsteymum?

Accepted Answer

Fjármála- og bókhaldsteymi geta notað Hubnity til að fara yfir rukkanlegar klukkustundir, órukkanlegan tíma, samþykktir, útflutning og skýrar reikningsskrár. Hreinar skráningar draga úr magni handvirkrar samræmingar sem þarf í lok mánaðar. Fjármálateymi geta einnig greint vantandi rukkunarsamhengi áður en reikningsgerð fer fram. Þetta hjálpar til við að draga úr ágreiningi og bæta traust á tölunum.

Question 51

Er Hubnity gagnlegt fyrir fjarvinnuteymi?

Accepted Answer

Já, fjarvinnuteymi þurfa oft skýrari vinnuskráningar því stjórnendur og viðskiptavinir geta ekki treyst á sýnileika í persónu. Hubnity hjálpar fjarvinnuteymum að skilja tíma, verkþætti, framvindu og samþykktir án stöðugra innritana. Það getur dregið úr stöðufundum og gefið viðskiptavinum meira traust á afhentri vinnu. Lykillinn er að setja skýrar væntingar og halda rakningu einbeittri að vinnuárangri.

Question 52

Hvernig geta teymi forðast örstjórnun?

Accepted Answer

Teymi geta forðast örstjórnun með því að nota Hubnity til að fara yfir vinnusamhengi, ekki hvert lítið virknimerki í einangrun. Stjórnendur ættu að einblína á verkefnaframvindu, nákvæmar tímaskýrslur, vinnuálag, skýrleika í rukkun og skýrslugjöf til viðskiptavina. Stefnur ættu að útskýra hvaða gögn eru skráð og hvernig þau verða notuð. Þegar teymi nota gögnin fyrir skipulagningu og ábyrgð finnst rakning hagnýtari og minna ágeng.

Question 53

Geta stjórnendur farið yfir vinnuálag og afkastagetu?

Accepted Answer

Já, skráður tími getur hjálpað stjórnendum að skilja vinnuálag, nýtingu og afkastagetuþróun. Ef einn einstaklingur eða teymi er stöðugt yfir afkastagetu geta stjórnendur aðlagað forgangsröðun, tímalínur eða mönnun. Ef verkefni tekur meiri tíma en búist var við getur teymið rannsakað umfangs- eða ferlisvandamál. Þetta hjálpar teymum að bregðast við fyrr í stað þess að bíða þar til skiladagar eða fjárhagsáætlanir eru þegar undir þrýstingi.

Question 54

Geta mismunandi teymi haft mismunandi rakningarstillingar?

Accepted Answer

Já, mismunandi teymi gætu þurft mismunandi rakningarstillingar eftir vinnu sinni. Auglýsingastofuteymi sem snýr að viðskiptavinum gæti þurft rukkunarsamhengi og skjámyndir, á meðan innra stefnuteymi gæti aðeins þurft léttar tímaskráningar. Hubnity ætti að styðja stillingar sem henta hlutverki, stefnu og viðskiptatilgangi. Þetta gerir innleiðinguna sveigjanlegri og minna ágenga.

Question 55

Geta stjórnendur borið saman framleiðni milli liðsmanna?

Accepted Answer

Stjórnendur geta farið yfir mynstur milli liðsmanna, en samanburð ætti að meðhöndla vandlega. Mismunandi hlutverk skapa mismunandi virknimynstur og hrá virkni jafngildir ekki alltaf verðmæti. Hönnuður, lögfræðingur, forritari, ráðgjafi og vettvangsstarfsmaður geta öll haft mjög mismunandi vinnutakta. Hubnity er gagnlegast þegar stjórnendur sameina gögn með hlutverkasamhengi, markmiðum og samskiptum.

Question 56

Hvernig bæta samþykktir verkflæðið?

Accepted Answer

Samþykktir skapa yfirferðarskref áður en tími verður að launavinnslu, skýrslum til viðskiptavina eða reikningsgögnum. Stjórnendur geta gripið röng verkefni, vantandi athugasemdir, aðgerðarleysi eða óljósa rukkunarstöðu áður en upplýsingarnar eru endanlegar. Starfsmenn fá tækifæri til að leiðrétta mistök á meðan vinnan er enn nýleg. Þetta gerir skýrslugjöf og rukkun eftir á áreiðanlegri.

Question 57

Hvað eru rukkanlegar klukkustundir?

Accepted Answer

Rukkanlegar klukkustundir eru tímafærslur sem hægt er að rukka viðskiptavin fyrir innan samþykkts vinnuumfangs. Þær ættu að vera tengdar réttum viðskiptavini, verkefni, verkþætti og rukkunargjaldi eða flokki. Hubnity hjálpar teymum að skrá rukkanlega vinnu nær því þegar hún á sér stað. Þetta dregur úr týndum tekjum og gerir reikninga auðveldari að útskýra.

Question 58

Hvað eru órukkanlegar klukkustundir?

Accepted Answer

Órukkanlegar klukkustundir eru raunveruleg vinna sem ekki ætti að rukka viðskiptavin beint fyrir. Þær geta falið í sér innri fundi, stjórnunarvinnu, þjálfun, sölu, hreinsun verkefna eða vinnu utan samningsins. Að fylgjast með órukkanlegum tíma er samt gagnlegt því hann sýnir hversu mikið vinnuframlag þarf til að reka fyrirtækið. Það hjálpar einnig teymum að skilja nýtingu og arðsemi verkefna nákvæmar.

Question 59

Getur Hubnity útbúið skýrslur til viðskiptavina?

Accepted Answer

Já, Hubnity getur hjálpað teymum að útbúa skýrslur tilbúnar fyrir viðskiptavini úr skráðum tíma og vinnusamhengi. Skýrslur geta sýnt tíma eftir viðskiptavini, verkefni, verkþætti, dagsetningu, notanda og rukkunarstöðu. Þetta gefur viðskiptavinum skýrari sýn á hvað var gert án þess að þvinga teymið til að endurbyggja skýrsluna handvirkt. Góðar skýrslur geta gert verkefnayfirferðir og reikningssamtöl mun rólegri.

Question 60

Getur Hubnity hjálpað með reikninga?

Accepted Answer

Hubnity getur hjálpað til við að útbúa skýrar reikningsskrár með því að skipuleggja skráðan tíma og rukkanlegar klukkustundir. Það getur sýnt hvaða færslur þurfa yfirferð eða leiðréttingu áður en reikningsgerð fer fram. Notaðu skráningarnar í núverandi bókhalds- eða reikningsgerðarferli þínu í stað þess að treysta á ágiskanir í lok mánaðar.

Question 61

Getur Hubnity dregið úr ágreiningi um reikninga?

Accepted Answer

Já, skýrari vinnuskráningar geta dregið úr ágreiningi um reikninga. Þegar tími er tengdur viðskiptavinum, verkefnum, verkþáttum og athugasemdum er auðveldara að útskýra fyrir hvað viðskiptavinur er að greiða. Stjórnendur geta farið yfir vafasamar færslur áður en þær rata á reikninginn. Viðskiptavinir eru ólíklegri til að mótmæla óljósum gjöldum þegar skýrslur sýna gagnlegar upplýsingar.

Question 62

Getur Hubnity sýnt fyrir hvað viðskiptavinur er að greiða?

Accepted Answer

Já, Hubnity hjálpar til við að breyta skráðum tíma í skiljanlegri vinnuskráningu. Teymi geta sýnt verkefnið, verkþáttinn, tímabilið, liðsmanninn og samantektina á bak við reikningsbeiðni. Þetta er sérstaklega gagnlegt fyrir áskriftarsamninga, ráðgjafarvinnu, lögfræðivinnu, þjónustu auglýsingastofa og stoðþjónustusamninga. Skýr skýrslugjöf hjálpar til við að byggja upp traust hjá viðskiptavinum.

Question 63

Getur Hubnity hjálpað með arðsemi verkefna?

Accepted Answer

Já, arðsemi verkefna verður auðveldari að skilja þegar tími er tengdur viðskiptavinum, verkefnum, verkþáttum og rukkunarstöðu. Hubnity getur hjálpað teymum að sjá hversu mikið vinnuframlag verkefni þarf í raun og hversu mikið af þeim tíma er rukkanlegt. Þetta hjálpar til við að greina vanverðlagða vinnu, óskilvirk ferli eða verkefni sem þurfa umfangsaðlögun. Eigendur geta notað þessar upplýsingar til að bæta verðlagningu og mönnunarákvarðanir.

Question 64

Getur Hubnity sýnt umfangsskrið?

Accepted Answer

Já, skráður tími getur afhjúpað umfangsskrið þegar verkefni byrjar að krefjast fleiri klukkustunda en búist var við. Ef viðskiptavinur eða verkefni krefst endurtekinnar aukavinnu gerir Hubnity þetta mynstur auðveldara að sjá. Stjórnendur geta notað gögnin til að hefja umfangssamtal áður en framlegð hverfur. Þetta er skilvirkara en að uppgötva vandamálið eftir að reikningurinn er þegar seinn.

Skýr svör um tímaskráningu, persónuvernd, rukkun og skýrslur.

Almennt

Tímaskráning

Skjáborðsforrit

Skjámyndir og virkni

Persónuvernd og öryggi

Teymi og stjórnendur

Viðskiptavinir, skýrslur og reikningsgerð

Starfsgreinar og notkunartilvik

Samþættingar

Verðlagning og áskriftir

Reikningur og stoðþjónusta