સાપ્તાહિક ટાઇમશીટ સમીક્ષા માટે ઝડપી શરૂઆતની માર્ગદર્શિકા

પંદર મિનિટની સાપ્તાહિક સમીક્ષા ટાઇમશીટની મોટા ભાગની સમસ્યાઓને પેરોલ કે ક્લાયન્ટ બિલિંગ સુધી પહોંચતાં અટકાવી શકે છે. ચાવી છે પુનરાવર્તનીય ચેકલિસ્ટ — મહિનાના અંતે કરાતી પરાક્રમી સફાઈ નહીં.

સરળ સમીક્ષા ચેકલિસ્ટ વાપરો

અઠવાડિયું બંધ થાય તે પહેલાં ખૂટતી એન્ટ્રીઓ, બિનમંજૂર પંક્તિઓ અને બિલપાત્ર ટૅગ વિનાના પ્રોજેક્ટ શોધી લો.

ઊંડાણ કરતાં સાતત્ય વધુ કામનું છે. દર શુક્રવારે એ જ ટૂંકી સમીક્ષા પછીથી થતાં મોંઘાં આશ્ચર્ય અટકાવે છે.

• ખૂટતા દિવસો કે અધૂરી એન્ટ્રીઓ તપાસો
• ઓવરટાઇમ અને સપ્તાહાંતના અપવાદો ચકાસો
• બધી બિલપાત્ર પંક્તિઓ પર ક્લાયન્ટ અને પ્રોજેક્ટ મેપિંગની ખાતરી કરો

અપવાદોને પ્રાથમિકતાના ક્રમમાં ઉકેલો

પેરોલની અંતિમ તારીખને અસર કરતી બાબતોથી શરૂ કરો, પછી ક્લાયન્ટ બિલિંગ, પછી આંતરિક રિપોર્ટિંગ.

અપવાદોની સંખ્યા વધારે હોય ત્યારે પણ આ ક્રમ સમીક્ષાને ઝડપી રાખે છે.

યોગદાન આપનારાઓ સાથે ચક્ર પૂરું કરો

આખા અઠવાડિયે વારંવાર યાદ કરાવવાને બદલે સુધારા માટે એક જ સંયુક્ત વિનંતી મોકલો.

સમયમર્યાદા અને કઈ પંક્તિઓ સુધારવી તે ખબર હોય ત્યારે યોગદાન આપનારા ઝડપથી પ્રતિસાદ આપે છે.

સમય જતાં સમીક્ષાનાં પરિણામો ટ્રૅક કરો

અઠવાડિયે અઠવાડિયે કેટલા અપવાદો પુનરાવર્તિત થાય છે તે ગણો. પુનરાવર્તિત પદ્ધતિઓ તાલીમ કે રૂપરેખાંકનની ખામી દર્શાવે છે.

એ જ સમસ્યા સળંગ ત્રણ શુક્રવારે દેખાય ત્યારે સિસ્ટમ સુધારો.

આ અઠવાડિયે લાગુ કરવાના વ્યવહારુ પગલાં

• મંજૂરી આપનારાઓ માટે વહેંચાયેલી શુક્રવારની સમીક્ષા ચેકલિસ્ટ બનાવો
• અપવાદોને પેરોલ અને બિલિંગ પરની અસર પ્રમાણે ક્રમમાં ગોઠવો
• યોગદાન આપનારાઓને સુધારા માટે એક જ સંયુક્ત વિનંતી મોકલો
• પ્રક્રિયા સુધારવા માટે વારંવારના અપવાદ પ્રકારો નોંધો

નિષ્કર્ષ

સાપ્તાહિક ટાઇમશીટ સમીક્ષા સંચાલન ટીમો માટે સૌથી વધુ વળતર આપતી આદતોમાંની એક છે.

દર અઠવાડિયે પંદર કેન્દ્રિત મિનિટ મહિનાના અંતે કલાકોના મેળવણી કામ કરતાં સારી છે.