ક્લાયન્ટ અને પ્રોજેક્ટ પ્રમાણે બિલપાત્ર કામનું વિભાજન કેવી રીતે કરવું

વિભાજનના નિયમો એટલા સરળ હોવા જોઈએ કે યોગદાન આપનારા રોજ પાળી શકે, અને એટલા મજબૂત કે મહિનાના અંતે ફાઇનાન્સ તેમના પર ભરોસો કરી શકે. શ્રેષ્ઠ માળખાં સ્પષ્ટતા અને લવચીકતા વચ્ચે સંતુલન સાધે છે.

જે લોકો સમય ટ્રૅક કરે છે તેમના માટે ટૅગ રચો

ટૅગિંગ ભારે લાગશે તો લોકો મૂળભૂત વિકલ્પ પસંદ કરી લેશે. સક્રિય પ્રોજેક્ટની યાદી ટૂંકી રાખો અને આર્કાઇવ કરેલા પ્રોજેક્ટ અલગ સંભાળો.

એવી નામકરણ પદ્ધતિ વાપરો જે યોગદાન આપનારા રોજિંદા કામમાંથી ઓળખતા હોય — નહીં કે તેમણે કદી જોયા ન હોય તેવા ફાઇનાન્સ કોડ.

• સક્રિય પ્રોજેક્ટ ફક્ત એટલા રાખો જેને ટીમ દર મહિને ખરેખર અડે છે
• ક્લાયન્ટ → પ્રોજેક્ટ ક્રમ સુસંગત રીતે વાપરો
• પૂરું થયેલું કામ ભૂંસવાને બદલે આર્કાઇવ કરો

બિલપાત્ર નિયમો પ્રોજેક્ટ ટેમ્પ્લેટ સ્તરે નક્કી કરો

ટેમ્પ્લેટ પર મૂળભૂત બિલપાત્ર ફ્લેગ અને દર વર્ગ રાખવાથી એન્ટ્રી વખતે નિર્ણયનો થાક ઘટે છે.

ફેરબદલ ભાગ્યે જ થવી જોઈએ અને ઓડિટ થઈ શકે તેવી હોવી જોઈએ — સામાન્ય રસ્તો નહીં.

વિભાજનને ઇન્વૉઇસના માળખા સાથે સંરેખિત કરો

પ્રોજેક્ટ ટૅગને સીધા ઇન્વૉઇસના વિભાગો સાથે મેપ કરો. અહીં અસંગતતા હોય તો દરેક બિલિંગ ચક્રમાં મેન્યુઅલ કામ ફરી કરવું પડે છે.

ક્લાયન્ટ કરારનું માળખું બદલે ત્યારે ત્રિમાસિક મેપિંગ સમીક્ષા કરો.

નવા કર્મચારીઓને પહેલા દિવસે જ વિભાજનની તાલીમ આપો

વિભાજનની ભૂલો વધતી જાય છે. ટૅગ અને બિલપાત્ર નિયમો પર 30 મિનિટનું ઓનબોર્ડિંગ ઝડપથી વળતર આપે છે.

દસ્તાવેજીકરણ સાથે સેન્ડબોક્સ પ્રોજેક્ટમાં એક અભ્યાસ એન્ટ્રી પણ કરાવો.

આ અઠવાડિયે લાગુ કરવાના વ્યવહારુ પગલાં

• સક્રિય પ્રોજેક્ટનું ઓડિટ કરો અને જૂની એન્ટ્રીઓ આર્કાઇવ કરો
• આ અઠવાડિયે ક્લાયન્ટ અને પ્રોજેક્ટનાં નામ પ્રમાણિત કરો
• તમારા ટોચના પાંચ ટેમ્પ્લેટ પર મૂળભૂત બિલપાત્ર નિયમો ગોઠવો
• નવા કર્મચારીની ઓનબોર્ડિંગ ચેકલિસ્ટમાં વિભાજન ઉમેરો

નિષ્કર્ષ

સારું વિભાજન યોગદાન આપનારાઓને દેખાતું નથી અને ફાઇનાન્સ માટે અમૂલ્ય હોય છે.

પહેલાં સરળ બનાવો, પછી ઓટોમેટ કરો, અને ત્યાર બાદ જ અદ્યતન રિપોર્ટિંગ માટે સુધારો.