સ્પ્રેડશીટની ગૂંચવણ વગર બિલેબલ કલાકો

ફાઇનાન્સ અને ડિલિવરી ટીમો ઘણીવાર દર અઠવાડિયે સ્પ્રેડશીટ્સ, એક્સપોર્ટ્સ, અને ક્લાયન્ટ રેટ ટેબલ સાથે સમાધાન કરવામાં કલાકો ગુમાવે છે. વધુ સ્વચ્છ વર્કફ્લો કામના મુદ્દે સુસંગત ટૅગથી શરૂ થાય છે — એન્ટ્રીઓ ભેગી થાય અને સંદર્ભ ગુમાવાય તે પહેલાં.

શરૂઆતથી જ સમય એન્ટ્રીઓને ક્લાયન્ટ્સ સાથે જોડો

જ્યારે ટ્રેકિંગ દરમિયાન પ્રોજેક્ટ અને ક્લાયન્ટ સંદર્ભ કૅપ્ચર થાય, ત્યારે ઇન્વોઇસ તૈયારી પુનર્નિર્માણ પ્રોજેક્ટને બદલે એક સમીક્ષા પગલું બની જાય છે.

મોડું ટૅગિંગ બિલિંગ ભૂલોનું મુખ્ય સ્ત્રોત છે. લોકો ભૂલી જાય છે કે કયું કામ કયા ક્લાયન્ટનું હતું, અને ફાઇનાન્સ ટીમો અંદાજ લગાવે છે.

• ડિફોલ્ટ બિલેબલ નિયમો સાથે પ્રોજેક્ટ ટેમ્પલેટ્સનો ઉપયોગ કરો
• સાપ્તાહિક ક્લોઝ પહેલાં અસાઇન ન કરેલા સમયની સમીક્ષા કરો
• ક્લાયન્ટ પ્રમાણે સ્પષ્ટ સારાંશ એક્સપોર્ટ કરો

રેટ ટેબલ અને મંજૂરી માલિકીનું પ્રમાણીકરણ કરો

ક્લાયન્ટ રેટ એક જ સ્રોતમાં રહેવો જોઈએ — વિવિધ એકાઉન્ટ મેનેજરો દ્વારા જાળવવામાં આવેલી ત્રણ સ્પ્રેડશીટ્સમાં નહીં.

કોણ બિલેબલ ફેરફારો મંજૂર કરે છે અને અપવાદો કેવી રીતે દસ્તાવેજીકૃત થાય છે તે વ્યાખ્યાયિત કરો. અહીં અસ્પષ્ટતા મહિનાના અંતે અડચણો બનાવે છે.

સંરચિત રિપોર્ટિંગ સાથે મેન્યુઅલ એક્સપોર્ટ ઘટાડો

રિપોર્ટ્સ સીધા ઇન્વોઇસ લાઇન આઇટમ સાથે મેપ થવા જોઈએ: ક્લાયન્ટ, પ્રોજેક્ટ, ભૂમિકા, રેટ, કલાકો, અને સ્થિતિ.

જ્યારે એક્સપોર્ટ્સને દરેક ચક્રમાં મેન્યુઅલ સફાઈની જરૂર પડે, ત્યારે સમસ્યા સામાન્ય રીતે ફીલ્ડ મેપિંગ છે — ટીમ શિસ્ત નહીં.

ડિલિવરી ટીમો સાથે લૂપ બંધ કરો

દર અઠવાડિયે પ્રોજેક્ટ લીડ્સ સાથે ટૂંકો બિલિંગ સારાંશ શેર કરો. દૃશ્યતા તેમને ખોટી-ટૅગ થયેલું કામ ક્લાયન્ટ સુધી પહોંચે તે પહેલાં પકડવામાં મદદ કરે છે.

ફક્ત ઝડપ નહીં, ચોકસાઈની સુધારણાની ઉજવણી કરો. બિલિંગ ગુણવત્તા માર્જિન અને ક્લાયન્ટ વિશ્વાસનું રક્ષણ કરે છે.

આ અઠવાડિયે લાગુ કરવાના વ્યવહારુ પગલાં

• આ અઠવાડિયે તમારા ટોચના પાંચ ક્લાયન્ટ્સ માટે ગુમ થયેલા પ્રોજેક્ટ ટૅગ તપાસો
• એક જ માલિક સાથે શેર કરેલી રેટ ટેબલ બનાવો
• 15-મિનિટની પુનરાવર્તિત અસાઇન ન કરેલા સમયની સમીક્ષા સેટ કરો
• એક વાર એક્સપોર્ટ ફીલ્ડને તમારા ઇન્વોઇસ ટેમ્પલેટ સાથે મેપ કરો, પછી ઓટોમેટ કરો

નિષ્કર્ષ

બિલેબલ કલાકોના વર્કફ્લો ત્યારે તૂટે છે જ્યારે સંદર્ભ ખૂબ મોડો કૅપ્ચર થાય. ઉકેલ ઓપરેશનલ ડિઝાઇન છે, વધુ સ્પ્રેડશીટ્સ નહીં.

જે ટીમો કામની ક્ષણે જ ટૅગ કરે છે તેઓ સમાધાનમાં ઓછો અને બિલેબલ મૂલ્ય પહોંચાડવામાં વધુ સમય વિતાવે છે.