Бърз старт за седмичен преглед на отчетите за време

Петнадесетминутният седмичен преглед може да предотврати повечето проблеми с графиците да стигнат до заплати или фактуриране на клиенти. Ключът е повторяем контролен списък, а не героично почистване в края на месеца.

Използвайте прост контролен списък за преглед

Проверете за липсващи записи, неодобрени редове и проекти без зададени тагове за фактуриране, преди седмицата да приключи.

Постоянството е по-важно от дълбочината. Един и същ кратък преглед всеки петък предотвратява скъпи изненади по-късно.

• Проверете за липсващи дни или непълни записи
• Преглед на извънредния труд и изключенията за почивни дни
• Потвърдете съответствието на клиент и проект във всички фактурируеми редове

Подреждайте изключенията по приоритет

Започнете с елементите, които влияят на срока за заплатите, после клиентското фактуриране, после вътрешните отчети.

Този ред поддържа прегледа бърз дори когато изключенията са много.

Затворете цикъла с участниците

Изпратете една обща заявка за корекции вместо множество напомняния през седмицата.

Участниците отговарят по-бързо, когато знаят крайния срок и точните редове за поправяне.

Проследявайте резултатите от прегледите във времето

Преброете колко изключения се повтарят седмица след седмица. Повтарящите се модели сочат пропуски в обучението или настройките.

Поправете системата, когато един и същ проблем се появи три петъка поред.

Практични стъпки за тази седмица

• Създайте споделен петъчен контролен списък за одобряващите
• Подредете изключенията по влияние върху заплатите и фактурирането
• Изпратете една пакетна заявка за корекции до изпълнителите
• Записвайте повтарящите се видове изключения за подобряване на процеса

Заключение

Седмичните прегледи на графиците са един от навиците с най-голям ефект за екипите по операции.

Петнадесет фокусирани минути седмично побеждават часове съгласуване в края на месеца.