Kuidas jaotada arveldatavat tööd klientide ja projektide kaupa

Jaotusreeglid peaksid olema piisavalt lihtsad, et tegijad saaksid neid iga päev järgida, ja piisavalt töökindlad, et finantsmeeskond saaks neid kuu lõpus usaldada. Parimad struktuurid tasakaalustavad selgust ja paindlikkust.

Kujunda sildid aja jälgijate jaoks

Kui märgistamine tundub raske, valivad inimesed vaikeväärtused. Hoia aktiivsete projektide loend lühike ja halda arhiveeritud projekte eraldi.

Kasuta nimetamistavasid, mida tegijad igapäevasest tööst tunnevad — mitte finantskoode, mida nad kunagi ei näe.

• Piira aktiivsed projektid nendega, millega meeskond iga kuu tegelikult tegeleb
• Kasuta järjepidevalt hierarhiat klient → projekt
• Arhiveeri lõpetatud töö, selle asemel et ajalugu kustutada

Määra arveldusreeglid projektimalli tasandil

Mallis määratud vaikimisi arveldatavuse märked ja määraklassid vähendavad kannete sisestamisel otsustusväsimust.

Erandid peaksid olema haruldased ja auditeeritavad — mitte tavapärane tee.

Vii jaotus kooskõlla arve struktuuriga

Vasta projektisildid otse arve jaotistele. Kooskõla puudumine tekitab igas arveldustsüklis käsitsi ümbertegemist.

Tee kord kvartalis vastenduste ülevaatus, kui kliendid muudavad lepingu struktuuri.

Koolita uusi töötajaid jaotuse osas esimesel päeval

Jaotusvead kuhjuvad. 30-minutiline sissejuhatus siltide ja arveldusreeglite kohta tasub end kiiresti ära.

Seo dokumentatsioon ühe harjutuskandega liivakastiprojektis.

Praktilised sammud, mida sel nädalal rakendada

• Vaata aktiivsed projektid üle ja arhiveeri aegunud kirjed
• Ühtlusta sel nädalal klientide ja projektide nimetamine
• Määra oma viiele peamisele mallile vaikimisi arveldusreeglid
• Lisa jaotus uute töötajate sisseelamise kontrollnimekirja

Kokkuvõte

Hea jaotus on tegijatele nähtamatu ja finantsmeeskonnale hindamatu.

Esmalt lihtsusta, seejärel automatiseeri ja alles siis optimeeri täiustatud aruandluse jaoks.