Таксуеми часове без хаос с електронни таблици

Финансовите екипи и екипите по изпълнение често губят часове всяка седмица в съгласуване на електронни таблици, експорти и таблици със ставки на клиенти. По-чистият процес започва със последователни етикети в момента на работа — преди записите да се натрупат и контекстът да се загуби.

Свързвайте записите на време с клиенти рано

Когато контекстът на проекта и клиента се улавя по време на проследяването, подготовката на фактурите става стъпка за преглед, а не проект за възстановяване.

Късното етикетиране е основният източник на грешки във фактурирането. Хората забравят към кой клиент е принадлежала дадена задача, а финансовите екипи гадаят.

• Използвайте шаблони на проекти с правила за таксуемост по подразбиране
• Преглеждайте неразпределеното време преди седмичното приключване
• Експортирайте ясни обобщения по клиент

Стандартизирайте таблиците със ставки и отговорността за одобренията

Ставките на клиентите трябва да са на един източник на истина — а не в три електронни таблици, поддържани от различни клиентски мениджъри.

Определете кой одобрява таксуемите корекции и как се документират изключенията. Неяснотата тук създава тесни места в края на месеца.

Намалете ръчните експорти със структурирано отчитане

Отчетите трябва да съответстват директно на редовете във фактурата: клиент, проект, роля, ставка, часове и статус.

Когато експортите изискват ръчно почистване всеки цикъл, проблемът обикновено е в съпоставянето на полетата, а не в дисциплината на екипа.

Затворете цикъла с екипите по изпълнение

Споделяйте кратко обобщение за фактуриране с ръководителите на проекти всяка седмица. Видимостта им помага да хванат погрешно етикетирана работа, преди да стигне до клиентите.

Отбелязвайте подобренията в точността, а не само в скоростта. Качеството на фактурирането защитава маржа и доверието на клиентите.

Практични стъпки за тази седмица

• Проверете петте си най-големи клиенти за липсващи етикети на проекти тази седмица
• Създайте обща таблица със ставки с един отговорник
• Задайте повтарящ се 15-минутен преглед на неразпределеното време
• Съпоставете полетата за експорт с шаблона си за фактури веднъж, после автоматизирайте

Заключение

Процесите с таксуеми часове се чупят, когато контекстът се записва твърде късно. Решението е оперативен дизайн, а не още електронни таблици.

Екипите, които етикетират работата в момента, прекарват по-малко време в съгласуване и повече в доставяне на таксуема стойност.